会展人要善用信息技术提高效率

发布时间:2021年1月23日 来源:友好会议服公司 作者:友好会议 浏览量: 290

处身“互联网+”的跨界环境下,会展人接触到很多不同行业和领域,并改变了固有的工作习惯。作为从业20余年的老会展人,笔者深知会展行业的辛苦。无论是会展的主办方,还是执行服务方,或会展场馆方,一旦将目标确立在打造品牌上,其团队的加班现象可比拼互联网领域的创业企业,辛苦程度不言而喻。

那么,是什么造成会展人要拼命?众所周知,会展是一个时间周期紧张、内容庞杂、变数大的行业。如展会开幕时间是固定的,因此不管工作量有多少,到了时间都要保证准时开幕,工作人员必须加班加点并高质量完成。再比如,展览的策划方案和工作计划,往往又需要领导或客户方层层审核,因此方案或者各项设计总是要来来回回修改多次才能通过。另外,很多展览机构没有完善的互联网管理系统,工作效率较低,团队成员之间的协作不够,这些都是造成会展业从业者劳动强度较大的原因。

会展人如何才能不拼命工作,又能达到好的效果?笔者建议,会展人要利用互联网提高效率、加强协作,这样可以省去加班,多出时间锻炼身体,正常作息。以笔者为例,从会展业跨界到互联网行业后,工作时间只是原来的三分之一,但工作效率却是原来的倍数。借此,推荐几个提升工作效率的方法:

善于用好智能手机的各类应用,提高工作效率、节省时间。移动互联网时代,人工智能的技术离我们并不远,手机安装语音和图像识别,如科大讯飞输入法、搜狗输入法、百度输入法等,不用再花大量时间在电脑前用手工输入。另外,会展业务中有大量名片需要录入,而现在的图像识别OCR技术已经非常完善,可用名片全能王手机App来管理大量名片。如果是纸质文稿,也可以用手机的ORC识别软件进行录入完成。有些人认为,手机操作屏幕太小不方便,但由于手机的很多智能应用,在处理会展业务中的文字、图片,甚至视频中简单的一些功能,用手机解决要比PC端便捷的多。主要是,用好手机端,可以有效地利用碎片时间。因此,会极大地的提高工作效率,节约时间成本。

将微信功能完全发挥到极致。目前,大多数会展主办者都非常重视微信的订阅号,期待用微信订阅号吸引更多粉丝,而现在微信公众订阅号的粘性已大大降低,尽管有很多粉丝关注,但并不在第二级页面去打开订阅号阅读文章。那如何发挥微信的最大效果,以下有两点小建议:

第一,团队所有成员要养成与客户加微信的习惯。因为还有为数不少的展览人认为,微信是私人圈、朋友圈之间的交流工具,并不习惯于把它用于业务联系客户,没有纳入工作范畴。但由于现在每一个商务用户都是在使用微信处理业务,也就是说微信是最好的交流工具和营销平台。

第二,用好微信的标签功能,并即时作好客户备注。把客户的主要领域、产品分类,且要与客户保持联络增加信任度。此外,微信分享的文章要有互动功能,如加上观众注册、展商报名等链接,这样才能够形成传播营销的闭环,带动会展业务的发展,如果能够直接将数据写入业务系统,效率就会更高、更完善。

以上两点建议,仅是从业务人员的角度,不用额外增加任何投入,只需要业务人员改变工作习惯、改变认知,就能做到提高效率,节约时间。从整个团队的效率提升来看,企业则是要建立统一的基于云的管理系统,这是加强协作、提高效率的根本。会展业的从业人员要与时俱进,善于使用科技工具解决实际业务。

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