会议的十大要素

发布时间:2021年1月18日 来源:友好会议服公司 作者:友好会议 浏览量: 319

一、目的:关于会议的目标以及会议对于组织者、参与者价值的阐述。

它要回答的问题是:为什么要举办该会议?它对于组织者、参与者有什么意义?

要点提示:

1)会议的目的与意义

2)会议对于参与者的价值

二、内容:会议参与者从会议当中获得的有价值信息的总和。

它要回答的问题是:对于不同类型参与者,他们从会议中获得的有价值的信息是什么?

要点提示:

1)主题、议题、话题等

2)嘉宾、演讲人、主持人、观点分享者等

3)研究报告、数据、论文、视频、招贴等

4)市场信息、用户或客户相关信息等

三、形式:会议价值及内容传递给参与者的途径和方式。

它要回答的问题是:会议参与者如何获得会议的内容?他们如何得到会议带给他们的价值?

要点提示:

1)活动:培训、论坛、圆桌会、讨论会、对话、展览、沙龙、酒会、洽谈会、考察等

2)数据文件:论文集、研究报告与数据资料的印刷版或数字版、图像资料等

四、角色:会议参与的机构、个人及其在会议中发挥作用的方式。

它要回答的问题是:谁是会议的组织者和参与者?它们在会议的价值互动中分别扮演什么角色?

要点提示:

1)主办、承办、协办、支持等

2)参展商、参会者、赞助商、嘉宾等

3)第三方外包服务商、供应商

4)媒体

5)其他

五、时间:会议的节奏、时长、流程等。

它要回答的问题是:会议举办的周期、时间节点安排、流程设计等如何?

要点提示:

1)会议举办的周期,比如季度会、年会、双年会等

2)会期

3)会务相关的时间安排:注册、报到、交通、接送、入住、用餐、离店等

4)日程安排及流程规划

5)其它需要参与者了解的时间信息

六、地点:会议目的地、会议展开的空间及其场景特征。

它要回答的问题是:会议选择什么目的地、什么场所举行?会议场所及举办空间有何特点?

要点提示:

1)目的地:国家、城市、区域、会奖旅游综合体等

2)场所:会议/会展中心、酒店、特色场地等

3)会议及活动空间:宴会厅、会议室、报告厅、圆桌会议厅以及博物馆、艺术中心、剧院、咖啡厅、草坪、湖畔等

4)其它需要特殊营造的会议及活动空间

七、活动:会议的主要模块构成及其特点。

它要回答的问题是:会议主要有哪些活动安排?它们都有何价值?如何参与?

要点提示:

1)活动:欢迎酒会、会前会、领导会见、开幕会议、讨论会、茶歇、晚会、颁奖典礼、仪式、考察、分组讨论、演出、团建、旅游等

2)会议中的某个环节:开幕秀、抽奖、仪式、互动、调研等

3)活动的价值

4)参与方式

八、运行管理及服务:会议运作管理及服务的模式及其特点。

它要回答的问题是:会议是如何运作管理的?这种运作管理方式的要点是什么?会议的执行及服务采取的是哪种方式,是委托第三方还是由组织者自己来完成?会务组的职责是什么?会议运行管理及服务的效率和质量如何控制?

要点提示:

1)运营管理的主要方式:专业团队运作、委托第三方专业机构(PCO)

2)执行与服务完成的主要方式:委托目的地管理公司(DMC)模式、专业团队主导模式等

3)运行管理及服务技术工具:注册、缴费、管理、互动、服务、流程控制、分享等

4)现场视听设备及技术:视听、翻译、影像、直播、视频、速记、互动等

5)合作伙伴管理:PCO、DMC、供应商、赞助商等

6)会务组的构成与职责范围

7)其他相关事宜

九、信息交互与传播:会议招募信息、交互信息、宣传信息等的传递方式及其特点。

它要回答的问题是:如何让潜在参与者获得会议信息?如何与潜在参与者、会议代表形成高效互动?会议传播的方式及策略?

要点提示:

1)会前:会议的品牌传播、招募信息传播

2)会中:组织者与参与者的信息互动、参与者之间的信息互动、会议的品牌传播、会议内容信息的传播、参与者群体的自媒体传播等

3)会后:组织者与参与者的互动、会议的品牌传播等

十、经费:会议经费的来源、获取方式、支出原则及要求。

它要回答的问题是:会议经费从哪儿来?如何获得这些经费?最终获得的经费数额与会议的效果是何关系?会议开支的原则是什么?有何具体要求?谁来管控和审定会议开支?

要点提示:

1)经费来源的三种主要途径:财政资金、组织者全额承担与参与者群体承担等。参与者群体承担的具体体现方式主要有:参会费、展览费、推广费、赞助费及其它资助等

2)会议开支的原则与策略

3)会后财务报告

4)其它

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