会议管理:组织筹备、会中服务、主持会议

发布时间:2021年11月28日 作者:友好会议浏览量: 198

01 组织筹备


02 会中服务


03 主持会议


1 组织筹备


会议的组织筹备是会议管理的第一步,是开好会议的基本保证。会议的组织筹备主要包括:拟定会议名称、明确会议时间、选择开会地点、确定参会人员、安排议事日程、做好会场布置、发放会议通知、与会人员报名和报道等。


会议管理:组织筹备、会中服务、主持会议

1.拟定会议名称


任何会议的名称均应与会议的内容相符,并确保妥帖恰当。通常情况下,综合部可通过以下三种方式拟定会议名称,如下。


第1种方式


使用“通称”确定会议名称。如:“例会”、“年会”等


第2种方式


用组织名称代替会议名称,如“董事会第××次会议”、“财务部工作总结会议”等


第3种方式


根据会议内容确定会议名称,如“新员工入职工作座谈会”、“××项目启动会”等


2.明确参会人员


合理的选择参会人员,不仅有利于节省企业的人力资源,提高会议效率,还能够降低企业的经济负担,因此,在会议管理过程中,必须慎重选择参会人员。综合部在选择参会人员时,必须考虑以下因素,如下。


选择参会人员应考虑的因素



3.明确会议时间


综合部在确定会议的召开时间时,应本着“宜短不宜长”的原则,根据会议的内容、参会人员特点等因素综合确定。选择会议时间应注意下问题。


① 考虑参会人员中关键人物的最佳时间,确保关键人物可以准时参加会议,并能够集中精力开好会议。


② 避免影响企业正常经营活动和运行秩序,防范因会议影响企业的效益或效率。


③ 把握好开会时机,优先召开时效性强、酝酿成熟的会议;时效性差,或需要酝酿较长时间的会议,可以拖后召开。


4.选择开会地点


会议地点选择的恰当与否,会在很大程度上影响会议质量。因此,为有效实现会议目标,综合部在开会地点的选择上应考虑以下条件,如下。


选择开会地点应考虑的因素



5.安排议事日程


会议的议事日程是指会议期间,各项议事和活动的程序。具体包括:会议内容、讨论事项、会议参加人员、会议各事项的时间安排等。


(1)拟定议事日程应考虑的要点


综合部在安排议事日程时必须考虑以下要点,详情如下。


  1. 重要的、紧急的事项,应优先列在整个议事日程的前项

  2. 议事日程安排不必太复杂,安排内容不必过多

  3. 如果会议很重要或议事日程复杂,则应给出会议参加者建议

  4. 与议事日程有关的会议资料也应提前发放,以减少会议时间

  5. 会议持续2小时以上的,应考虑在会议期间安排休息

  6. 议事日程应在会议前几天交给参会人员,以便其做好准备


(2)议事日程范例


以下提供了××公司××会议议程安排表,供读者学习和参考。


××会议议程安排


会议时间: 年 月 日9:30~17:00


会议地点:××公司三楼会议室


会议人员:总公司高层管理人员、分公司经理级以上人员。


会议日程安排:



20 年 月 日


××公司综合部


6.做好会场布置


会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排、会议用品设备的调配等工作。综合部在进行会场布置时,应严格按照以下要求进行操作。


会场布置相关工作要求



7.发放会议通知


会议决定召开,就应及早发放会议通知。除部门内部日常工作会议外,对于大中型会议均应发放书面通知,避免因口头通知或书面通知造成差错。


(1)会议通知的撰写要素


完整的会议通知应具备:会议名称,会议内容或议程,会议召开的时间、地点、参加人员、报道时间等要素。会议参加人员应携带的文件资料及其他特殊要求(如回执要求)也应被写入。


(2)会议通知的撰写要求


会议通知一般采取书面形式,分标题和正文两部分。具体的撰写要求如下。


要求1


文字表达清楚、明白,无歧义产生;内容要全面、周到,无遗漏项目


要求2


对于参加会议的人员范围、职务等信息要写明白,切忌含糊不清


要求3


根据需要,可在正式通知之前先发预备通知,以确保参会人员(尤其是重要岗位工人员)提前安排好工作


要求4


通知的正文下方要注明联系电话、联系人姓名,有些通知需加盖公章,并提醒参会人员协调需要的材料


要求5


会议通知的信封应注明“会议通知”,并标注通知送到日期,以避免误事


要求6


会议通知发出后,应跟踪参会人员(尤其是会议的关键人员)是否收到,能够能够正常出席


8.会前审核


在召开会议前,综合部相关工作人员应审核会签筹备工作状况,以免出现纰漏。下面提供了一份会前审核常用的表单,供读者参考


会前审核单




2 会中服务


会中服务项目包括:会议签到、引导座位、分发会议文件、维持会场秩序等。会中服务的好坏将直接影响到会议的效率。


1.会议签到


为了能够及时、准确的统计到会人数,做好会议安排,综合部应在召开会议前,做好会议签到工作。会议签到的方式主要包含如下所示的5种。


簿式签到


◆ 会议工作人员预先准备好签到簿(签到簿上的内容包含:姓名、所在部门、职务等),参会人员按要求逐项填写,表示到会


◆ 优点:利于保存、便于查找


◆ 缺点:对于参会人数较多的大中型会议不适合


工作人员代为签到


◆ 会议工作人员预先制定好参加会议人员的花名册,参会人员到场后,由工作人员在花名册后画上记号,表示到会;缺席或请假人员要用其他的记号表示;如用“√”表示到会,用“×”表示缺席,用“○”表示请假


◆ 优点:操作简单


◆ 缺点:需要工作人员了解参会人员,仅适用于小型会议


证卡签到


◆ 会议工作人员先将印好的证卡(证卡上一般印有:会议名称、日期、座次号、编号等)发给参会人员,参会人员进入会场时将证卡交给工作人员,表示到会


◆ 优点:操作便利,多适用于大中型会议


◆ 缺点:存在较高的成本费用,且不利于保存查找


座次表签到


◆ 会议工作人员按照会议模型,事先制定好座次表,并在座位上按要求添上参会人员姓名和座位编号,参会人员到会时在座位表上消号,表示出席


◆ 优点:能够起到引导的效果


◆ 缺点:很多人集中到会时,容易引起混乱


2.引导座位


召开小型会议时,参会人员一般都有自己的习惯座位。但召开大中型会议时,为方便参会人员尽快入座,维护会场秩序,一般需要引导座位。为减轻工作人员的负担,可通过在会场上设立标记,在签到证卡上注明座次号等方式,引导参会人员找到自己的座次。


3.分发会议文件


会议相关文件资料,一般在会前发放到参会人员手中。分发会议相关文件资料的方式主要有以下3种。


① 工作人员站在会场入口处,在参会人员进入会场时发放给参会人员。


② 在开会之前,按要求在每位参会者的座位上摆放一份文件资料。


③ 在开会过程中,由综合部管理者指派几名工作人员,每人负责规定区域文件资料的分发和收退。


4.维持会场秩序


在会议召开期间,综合部应组织做好会场秩序维护工作。如:制止与会议无关的人员进入会场、制止和调解会议过程中纠纷,保证会议安全等。


5.其他服务工作


为保证会议顺利进行,综合部相关工作人员还应根据会议需要,认真做好会议的其他服务工作。具体的服务内容主要包括以下6项,如下。


生活服务


妥善安排好参会人员的饮用水、住宿、就餐等事项


交通服务


根据会议需要,做好车辆调度、租车管理、以及驾驶员管理等工作


通信服务


保证会议所用电话、网络、数据通信电路等畅通无阻


卫生服务


专人负责卫生清洁工作,确保会场环境清洁、舒适


摄影留念服务


根据会议性质,确定摄影范围和参加范围,并妥善保管摄影资料


文体活动服务


可根据会议性质,适当安排一些文体活动,以调节会议气氛



3 主持会议


企业每个会议的成功召开,都需要主持人指导进行。对于会议的主持人员而言,每次会议最重要的任务就是确休会议顺利进行,成功结束。


1.安排发言


在召开会议之前,未明确发言人员和发言题目的,会议主持人在说明会议的目的、议程后,需根据会议进展情况,安排相关参会人员发言。在安排发言过程中应注意下以下问题。


① 在安排发言过程中,应注意地区、部门之间的平衡,以确保参会人员能够更快捷、更准确的了解全面情况。


② 安排符合会议精神的主题,但也要避免发言内容的过分重复。


③ 多议题会议的安排次序应科学合理,需要大家开动脑筋,几种献计献策的议题通常放在会议前半部分时间进行。


④ 同一个时间内只有一个人发言,禁止有些人交头接耳,以保持与会者的注意力。


⑤ 主持人在会议期间应避免同其他参会人员发生争论,不能在决议之前发表倾向任何一方的意见,不能强迫他人接受自己的意见。


⑥ 对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的参会人员,主持人可以用提问法让他参与讨论,提示其发言。


2.处理僵局


会议召开过程中如发生僵局,需要主持人保持镇静,并及时采取各种方法和措施打破僵局,确保会议的顺利召开。图4-6提供了部分僵局的处理办法,供读者参考。


参会人员陷入缄默处理办法


⊕ 明确参会人员想法


⊕ 询问参会人员是否不清楚观点或问题


⊕ 确保个人的行为举止不会引起问题


⊕ 分成小组,以鼓励更多的参与


参会人员不能正视问题的处理办法


⊕ 要求发言人明确界定问题


⊕ 了解该问题存在多长时间了,谁涉及了该问题,后果是什么


⊕ 强调不会惩罚出头者并遵守诺言


参会人员之间冲突的处理办法


把该观点写在白标上让参会人员知道您已理解了他们的想法;当还有人重复时,指着白板说该问题我们已了解,是否还有补充?


参会人员不断重复个人观点的处理办法


⊕ 对争吵予以制止


⊕ 让人员知道有激情是可以的,但不能控制自己情绪的人应在会外解决问题


⊕ 重申已达成一致的行为规则


3.结束会议


当会议所有目标完成、会议时间用完、会议无法取得进展时,主持人可宣布结束会议。在会议结束时,主持人应完成以下工作。


① 简要总结本次会议所有已完成的事项、要点或决定。


② 明确下一步的计划,强调行动方案。


③ 强调每个人观点和想法的重要性。


④ 对参会人员和会议组织管理部门表示感谢。


⑤ 协助完成会议评估工作。


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