如何办好一个会议(流程、注意事项)

发布时间:2021年12月13日 作者:友好会议浏览量: 88

不论是在政府机关部门,还是在企业,召开会议是一个常规和经常性的动作,也是办公室工作人员职责所在和必备的一个能力,那怎么办好一个会议,需要注意哪些事项,就以我在政府部门工作10年的工作经历来和各位进行一个交流学习,仅代表个人观点。

如何办好一个会议(流程、注意事项)

开会不外乎涉及到这几个要素:会议时间、会议地点、会议主题、谁主持、哪些部门参加、是否需要准备叙餐、需要而外准备的其他事项。所以围绕这几个要素需要办会人员进行一个逐一确认,根据领导的一个要求进行起草会议通知。

在会议的各要素确定后,接下来就需要具体的经办人结合会议通知的内容进行逐一落实,例如发通知,收集参会人员,准备水牌,会场,投影等工作。若是存在通知确定的参会人员和实际参会人员不一致的,还需要落实请假原因,以备你和领导及时报告相关情况。

在以上工作都完成后,那么就是组织会议,首先一个就是席位牌的摆放,再一个就是多媒体的准备,接着就是参会人员到位的一个落实,一般呢在开会10分钟时候,你就要看哪些部门参会人员还未到场,那你就要及时打电话确认情况,是还在路上,还是有其他突发情况无法参加,这些都需要具体经办人掌握,好及时和会议主持人报告。

会议召开时,你还需要明确好会议记录人员,一般开一个会都需要出会议纪要,好让各参会单位根据会议明确的事项在会后进行落实,所以会议记录人员一定要提前明确,一般呢领导都不喜欢你录音,所以在会议录音这个事项上需要你灵活处理,不能把录音笔摆在领导面前,这个是很忌讳的。

会议到主要领导总结讲话时,若是需要准备叙餐的,你就要提前和相关部门联系好,这里还需要特别说明的是,一般涉及政府招商引资的,一般都会有这个动作,那你就需要提前确定好叙餐的人员,提前准备好座签等工作,原则上呢,领导上座后,你的菜基本要上齐,不能出现大家在等着上菜的情况。

叙餐完毕呢,需要对领导的回家事宜要有一个提前安排,哪些人是需要你喊代驾,哪些人是你需要安排送,这些都是需要你提前安排和落实好的,怎么说呢,一件事情办好办坏,不一定看你的看头,往往就是结束时各项工作的一个安排情况,这个才是最重要的。

这些完了呢,那就是要督促相关人员及时印发会议纪要,并跟踪各项决议的一个进展情况,这就是有决定,有落实,有反馈。

以上呢就是整个办会的一个各项工作及注意事项,仅供大家参考,有不到位的地方,大家互相交流学习。


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