话说那些会务公司的服务内容大致都有些啥?

发布时间:2021年12月17日 作者:友好会议浏览量: 511

今天小编就来跟大家讲讲会务公司的大致工作流程与工作内容。

1.会议筹备期

a.会务公司会首先和主办方沟通会议的具体性质、预算、规模、规格、人数、时间、地点、会场要求(星级or经济or专业的等等)、会议设备要求(大屏幕,直播,录像等要求)等具体情况;

b.会务公司会按照上面那条的信息收集主办方所需的场地、地理位置、交等、价格等信息;并准备多套方案一齐汇总交给主办方审核,在确定大致的会场(方案)后,会务公司会协同主办方一齐实地走访会场。

c.在主办方确定会议场地后,会务公司会及时和主办方确定具体的会议方案、订立合同,预付订金等等;

d.会务公司会按照主办方要求进行会议邀请函制作发放、会议资料准备、餐饮住宿的预安排、礼仪以及服务标准流程的制定,有需求的还可代为邀请嘉宾领导、媒体宣传造势、会场风格布置、同声传译、礼品定制等等。

2.在会议中

a.会务公司可安排专人对外地来访的重要与会人员提供接站,礼仪服务,并按照此前的方案进行安排入住酒店,参与会议流程。并安排妥当签到台、红毯、礼仪、引导、姓名牌等会议服务设施和人员;

b.会议现场设备设施情况的再检查和会务服务的落实到位;

c.引导确认与会人员的与会资格以及发放相关的证件、会议用品、会议资料,引导与会人员入住,核实有无其他需求(单人间,双人间等等能否接受);

话说那些会务公司的服务内容大致都有些啥?

d.确认用餐的时间、形式、菜单、标准,并保证及时通知到与会人员,并核实与会人员有无特殊要求;

e.会议期间,会联合场地方共同保证会议的正常秩序,保证与会人员的安全以及非正常损失的财产安全;

话说那些会务公司的服务内容大致都有些啥?

f.有会议旅游需求的主办方,会务公司还可安排专人和旅游公司接洽协同安排,有能力的会务公司亦可独立承担;

g.满足与会人员以及主办方的临时合理要求;调节主办方和场地方的矛盾等等。

3.会议结束后

1.及时对会务工作进行总结并及时反馈给主办方;

2.可按需求定制会议礼品发放给与会人员;

3.安排送站服务;

4.结算各类会议费用

今天小编为大家介绍的是一个很粗略的会务服务流程,很多细节服务方面都未有涉及到,大多数的会务公司服务流程要比小编这篇“草稿”要完整流畅的多。


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