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会议服务标准化之五(会前准备工作标准)昆明会议服务公司

发布时间:2021年12月28日 作者:友好会议浏览量: 161

会议服务标准化之五---会前准备工作标准

一、会议服务总流程

会议管理科接到会议通知(确定会议时间、会议类型、参会人数、服务要求)→填写会议预约登记表→通知会议服务班长→召开会前协调会明确分工与职责→按照会议要求布置会场→音响师进行设备调试→服务人员会前准备(卫生清洁、物品准备、消杀通风等)→会前标准化工作检查确认→会中服务(站位、倒水等)→会后清理卫生、桌椅归位等→会后召开会议服务保障总结会

二、会议室申请预约

会议服务标准化之五---会前准备工作标准

三、召开会前协调会

会议管理科办公室接到各部门、单位的会议通知后,明确该部门、单位召开会议的时间、会议类型、出席会议的主要领导、参会人数以及其他会议服务要求后,及时将会议基本情况反馈给会议服务班长。班长立即组织召开会前协调会,根据会议情况合理分配服务人员,向其介绍基本情况,说明要求和注意事项,明确分工与职责,制定出会议服务保障实施方案。

四、会场环境卫生维护

按照会议服务保障实施方案要求,服务人员对会议室进行清洁及消杀。

1、服务人员配合办会单位按照会议相关要求调整会议台型。

2、会前5—8小时会议服务人员彻底清扫会议室卫生,门窗无灰尘,会议桌干净无手印和水渍,椅子无灰尘和毛发,桌子抽屉无杂物无灰尘,地毯上无杂物,墙角处无蜘蛛网,墙面无脏痕,灯具开关、空调面板、电视机表面不得有灰尘,蜘蛛网等。

3、清理绿植残叶,适时浇水、施肥,保证花叶葱郁无灰尘。

4、会议室内环境卫生由服务员管理,加强巡视及时清理;会议室外卫生由保洁员清洁保持,地面明亮无脚印、无烟头,垃圾桶干净无污渍。

5、根据会议要求及参会人数准备相应的杯具、茶水、饮用水等会议所需物品。

五、会场设备设施

1、会前检查照明是否正常,灯具是否全部完好,有损坏的及时更换。

2、音响师提前一天检查音响设备及灯光并进行调试,会前1小时再次确认音响设备是否完好,话筒音量适中,大型会议在开会前 30 分钟及散会后播放暖场音乐。

3、会前1-5小时检查室内空调是否正常,会场温度设定在规定温度内,冬季23度,夏季26度。如有问题应及时汇报并由会议管理科办公室通知物业管理科相关工程技术人员进行维修。

六、会场布置

1、会场布置前,服务人员应联系会议管理科办公室再次确定办会单位是否已办理疫情防控期间会议室使用审批手续及会议费用是否已结算,如未办理结算服务人员应进行催办、催缴。

2、根据会议台型将会议桌摆放端正整齐,椅子摆放在会议桌前并与会议桌保持约为30厘米的距离,椅子间距要均匀,主要领导座椅间距为次要领导的两倍,椅子摆放完毕后横看、竖看、斜看成一条直线。

3、根据椅子的位置在会议桌上摆放文件,将文件摆放在每个椅子的正中间位置,文件底边与桌子的底边距离3 厘米,如摆放铅笔,应成45度斜角放在稿纸右侧或平行于稿纸右侧进行放置,笔尖朝上,标签外漏。

4、文件定位后,茶杯摆放在文件的右上方,与文件保持约手掌宽的距离,杯把朝右,呈45度角。茶杯左侧摆放方巾托,方巾托与杯子的距离约为一指,杯子与方巾托的中心在一条水平线上。

5、话筒固定在桌面上,话筒麦克方向角度一致,距离桌面20厘米,摆在同一侧方向,会议桌上有话筒、名签、茶杯、方巾托、文件等物品,每份物品摆放标准一致,侧看成一条直线。

6、上述准备工作完毕后班长应进行全面检查,针对出现问题立即查改,确定无误后对会场进行全方位的消杀及通风(消杀通风作业按照疫情防控期间行政中心会议室消杀制度执行)。

7、在会议正式召开前30分钟在会议室签到桌上按照要求摆放好擦手纸,手部消毒液及备用一次性医用口罩等物品。


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