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会议场地租用最容易忽略也最重要的9个点(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年1月31日 作者:友好会议浏览量: 153

选择正确的会议场地租用可以决定一个活动的成败。这绝对应该是会议待办事项列表的首要内容。毕竟,会议场地租用会对预算有很大的影响,并为整个会议定下基调。很多重要的细节如活动的日期,都取决于最终租用的会议场地,所以明智地选择很重要。51会场:会议场地租用最容易忽略也最重要的9个点 

1. 预算

当考虑会议场地租用的时候,时刻记住预算范围。花时间了解不同会议场地租用的成本。这是一项重要的注意事项,而且需要确保在这个过程中能够坚持自己的预算。如果你找到了一个完美的会议场地,可以试着沟通能否以更低的价格换取一份互惠双方的合同。除此之外,灵活安排会议场地租用的日期,挑中一周内花费较少的日子也能帮助你获得折扣减少一定预算。不要害怕与提供会议场地租用的一方进行谈判。

2. 位置

选择一个方便的会议场地是提高会议出勤率的一种方法。别忘了查询了解想租用的会议场地附近公共交通、机场和附近的酒店状况。为了方便会议当天开车前来的参会人,确认是否有充足的停车车位或者代驾服务也很重要。此外,在会议场地租用前还应确保活动前后附近商圈的餐厅或其他商店都在开门营业。

3. 能动性

确保在会议场地租用后,所有与会者在会议中都有舒适的座位,以及休息时的放松空间。当举办的会议需要记笔记或使用笔记本电脑时,不要选择仅含有剧场式座位的场所。此外,注意如果租用的会议场地太大,会让人觉得有很多与会者没有出席,影响整体感观。

4. 场地特性

租用一个有你所需的所有设施的会议场所。这包括扬声/投影设备、麦克风、餐饮设施和轮椅通道。这之中尤其需要注意会议场地的功能设置。注意会议座位的安排和赞助、展览区域的划分。如果场地提供现场餐饮或是茶歇,记得询问是否可以区别食物过敏或特殊饮食。

5. 人员配备

会议当天会有很多事情要做,所以要确保有足够的礼宾接待、服务员和维持秩序的人员。此外还应该安排专门的协调员在会议场地协助解决任何问题。时刻记得检查租用的会议场地是否有可靠的技术支持,这样能确保会议顺利进行,与会者也不用到处寻找Wi-Fi了。

6. 品牌

选择一个与想要展示的会议形象一致的会议场地,要留心利益相关者和赞助商。不要忘记询问场会议场地经理是否有其他与己方会议或品牌信息冲突的现场会议或活动。了解有哪些其他品牌和推广的机会,例如是否能够在电梯里放置指示牌或者在电子屏幕上做宣传。会议场地租用考虑中品牌也很重要,要确保能做到。

7. 住宿

如果你的会议要持续一整天或好几天,那么最好选择一个方便现场住宿的会议场地。这样一来,与会者们就可以在一天的会议日程结束时放松下来,而无需额外奔波。

8. 场地布局

组织一个大型或多日会议有时需要不同类型的空间设置。如何选择会议、休息和参展空间可能会直接影响会议举办成功与否。在决定会议场地租用之前,确保你对展商数量和已经确定好的基本日程有一些概念。一些会议场所可以提供灵活的场地布局安排,把一个大的会议空间变成两个或三个小的,这种类型的场所可以让你的会议场地计划事半功倍。

9. 技术支持

确保会议场所有足够稳定的wi-fi和其他高科技支持设备。许多活动结合了适应科技发展的形式,使会议既能容纳那些将亲自出席的人,也能容纳那些不能参加的人。如果会议计划中考虑了视频会议和录音功能,也应该有适当的影音设备和照明支持。

以上九点既是会议场地租用时的重要注意事项,也是最容易被忽略的问题,开会找场地友好会议。

 

 

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