怎样选择和布置会议场地(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年1月16日 作者:友好会议浏览量: 148

怎样选择和布置会议场地前?为了帮助读者成为“办会”的高手,这期,我们专门来聊下怎样选好和布置会议场地的问题。有些小白也许会不以为然,会议场地有什么好聊的,不就是定个场地吗?如果你这样理解,那就大错特错了!会议场地,对会议效果产生影响不用怱视。在某种特定的条件、时间、场景、环境下,会议场地对会议是否能正常进行甚至起决定的作用。请“关注”职场文书写作,我们一起来学习一下。
怎样选择和布置会议场地(收藏备用)
一、选择会议场地原则1、大小要适中。​根据参加会议人数的多少来确定选择场地的大小,是要考虑的首要因素。同时也要结合会议的内容等因素来综合考虑。比如举办一个只有十个人参加的会议,当然你可以选择刚好坐十个人的会议室,也可以选择坐十二三个人的会议室,也可以选择一个可以容纳二三十人的。其实,如果会议室太大人数太少,空置座位太多,会给人一种稀拉拉的感觉,也会给人一种不景气的感觉。会场太小人数多,过多人挤在一起,就像赶集,不仅显得小气,太过拥挤,也会感到不舒服,局促不安,环境不佳的感觉。自然也会影响会议效果。有时,还要考虑会议的内容等要素,会议比较重要,出席人员规格比较高,时间比较长,往往就要考虑选择比较宽敝一点的会议室。另外,即便大小一样的会议室,也要充分考虑上述影响因素来选择:环境很好,比较好的,一般的,比较差的等“档次”!当然,不同档次的场地的开支费用就大不一样了。要看会议预算经费来办会最为靠谱。要贯彻厉行节约的原则,一般会议不要讲排场,不要铺张浪费哦。2、地点要合理。​其实,会议场地是包含两层意思,第一层是“场”,侧重在选定会场大小等问题,第二层是“地”,侧重在选择地点问题,即选择在什么地方开,如什么城市、地区、区域、单位等。如临时召集会议,一两个小时即散的,要考虑锁定在与会人员比较集中的地方,超过一天的会议,会议又要安排住宿的,要尽可能靠近住地,最好是吃、住、会议一条龙的场所,免得与会者劳碌奔波。3、会场配套设施要齐全​。如会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音、投影、大屏等,各种设施都要配备齐全。以至会场环境都要考察一番。对所有设备设施要逐一进行检查,不能因为上次会议就是在这召开的,没有出什么问题,就认为这次也会很顺利!要多想意外情况!一个小小麦克风闹情绪,而引发会议难以正常进行的案例比比皆是。4、停车场也是必不可少说​。尽管可以反复强调要绿色低碳出行,尽量不要开车前往开会。但提供停车场还是一个标配,足够的车位,方便的交通,醒目的停车指引,或者提前发放“停车证”,都彰显了办会者的用心与服务。二、会场布置要一丝不苟​常见涉及要素有:1、会议材料。​会议材料有二种发放办法:一是提前发放​。一般通过交换、专门取件、邮寄等方式送达。提前送达的好处是使与会者提前进入会议情况,熟悉会议要讨论的内容,提前做好相关准备,对开好高质量的会议,有较好的保证。不足之处是,会议材料如果在开会前这个空档期发放了,期间要将会议材料再做修改就比较困难了,因为材料已经发下去了。另外,与会者,往往会忘记携带会议材料前来开会,到了会场,可能他还会重新要一份会议材料,会造成不必要的浪费,如果没有准备足够多余的材料,又会造成部分没带材料的没有开会的材料。二是现场发放​。这种情况目前使用最为普遍。在每个与会人员会议桌上位置都放上一套会议材料。有时根据需要也可以在会场入口处进行发放。2、会议笔记本、便笺、笔等​。配备这些,更显周到用心的服务。现在公共场合已经全面禁烟了,所以象烟灰缸之类就不建议摆放啦。否则,以为允许吸烟。茶水、矿泉水之类也是要有的。一些设施配备和功能比较齐全的会场,还有储物、衣帽间等,可以存放手机、钱包、女士包包、衣服、帽子等物品,就更好。3、会议桌、椅的选定和布局​。组织中大型会议,桌子、椅子类型有:主席台的桌、椅,台下场内其它与会者桌、椅,演讲台、签到台等都要考虑周全。有些与会人员随机性较大的会议,比较难确定会议人数的,还要多备一些机动的桌、椅,以备人员超出计划时能派上用场。还有就是如果会场足够大,如人数又不能提前确定的情况下,可以通过后排“拉线”分步开放的形式解决。这样可保证会议会场由于人数少座位多,坐得零散导致空荡无序状况。至于会场具体怎么布置?座位怎样编排?更是有具体的要求和套路。关于这个问题,因编者已在其它文章详细介绍(有兴趣的读者可另文阅读)这里不再重复。4、会议配套设施​。横幅、标语、指示(指引)牌、签到表、座位表。音响设备、话筒、演示电脑、投影仪、LED大屏、音录、录像之类都要一一考虑进去,不能有遗漏。5、会议环境氛围布置​。总的原则是,环境氛围要根据会议的主题、内容、性质、人员的状况等因素综合考虑,营造的风格、调子要与会议的要求相一致。如政务会议,多讲究庄重、严肃、大方、得体、简洁的会场风格,你不能打造得温馨、浪漫、浓烈、多彩的会场风格,则不相协调,这是需要特别注意的。三、会议场地的周边环境及安全保卫工作​先说周边环境。有经验的办会者,不但注意会议的内部环境,也要考虑到周边的环境。会议要选在周边环境比较安静,空气比较好的地方召开,是一个基本要求。交通便利会议的安全保卫工作也非常重要,主要做好如下一些方面。1、参加会议的重要人员的人身安全保卫工作。2、会议有保密要求的,还要安装防窃听装置。手机不能带进现场等措施也要做到位。3、会议重要物品、文件保卫。4、核对与会人员身份,尽量不让会议无关人员进出会场。5、确保会场消防设施齐全有效。走火通道检查等。最后,合理科学的分工,足够的会务和服务人员,都是保证会议场地提供优质服务必不可少的重要保证。

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