如何有效合理的控制一场会议预算（成都会议服务公司）

一个会议的举办财务预算是必须要考虑的问题，这关系到会议的整个举办举办效果。一般会议需要考虑的费用包括：餐饮、交通、场地、住宿、会后考察、杂费、会务服务、宣传推广这几方面。

那么如何有效合理的控制一场会议预算：

一、餐饮费很简单，主要是与会人员在会议期间的用餐，早餐通常包含在房费里面；中餐晚餐一般是自助或者桌餐的形式，自助的话有起订人数要求及餐标，桌餐一般涉及餐标；酒店的酒水确认是否可以自带酒水；另外，会议期间的茶歇准备，这个需要根据人数、会议类型确定。

二、场地和会务服务费，会议场地费用一般是会议活动的主要支出，是必不可少的一项。会议室及会议设备的租赁等，根据会议活动大小、类型的不同场地费用差别较大。同时为了会议的顺利举办召开配套的会务服务管理也必不可少。

三、交通费，主要是外地讲课老师、学员往返飞机、火车、汽车等交通费。

四、住宿费：与会人员来异地开会在当地酒店的住宿，酒店档次的不同产生的费用也有所差别。

五、杂费：一个会议通常会留出少量资金作为杂费使用，会议活动的举办产生少量杂费是不可避免的。像横幅的制作、鲜花的预定、打印复印以及一些不可预计的费用支出都为杂费。所以会议活动中留出少量资金作为杂费是非常必要的。

六、宣传费：一个会议活动的举办影响力的传播和媒体的宣传是至关重要的。

当下，伴随着互联网的发展，出现了全程媒体、全息媒体、全员媒体、全效媒体，信息无处不在、无所不及、无人不用……全媒体时代成为了大趋势！企业和市场发展必须紧跟时代，大胆运用新技术、新机制、新模式，加快融合发展步伐，实现宣传效果的最大化和最优化。媒体，作为信息的重要载体，被人们广泛应用在各个环节中。

小编认为：“由于新媒体传播具备速度较快、覆盖面广、影响深远的特点，目前新媒体传播手段已经越来越被活动主办者接受和依赖，而随着全媒体发展的大趋势，活动本身便将成为一个巨大的媒体平台。媒体的作用虽然因‘活动’而异，但是，对于大部分的活动，媒体传播性应该可看做是构成活动本身的一个极其重要的组成元素，在品牌传播、影响力扩散、项目招商、赞助合作等方面发挥着重要作用。并且按照活动行业规定或者常规，活动前提前邀请联系，活动中接待协调，活动后回访索稿，平常维护重点合作对象关系，传统意义上的新闻媒体传播作用在日渐衰减，其价值意义主要集中在活动公信力背书一点上，活动产业发挥自身优势，构建自身的互联网、移动互联网媒体传播影响力，自建流量池，数据池已然是必然。”

七、会后考察，这个一般是根据会议组织者的要求来安排的，有需要我们会安排相应的团出去考察，考察线路一般是根据会议量身设计的。如果会议本身不需要，这一块是可以省略的。

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