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如何有效合理的控制一场会议预算(成都会议服务公司)

发布时间:2022年1月29日 作者:友好会议浏览量: 123

一个会议的举办财务预算是必须要考虑的问题,这关系到会议的整个举办举办效果。一般会议需要考虑的费用包括:餐饮、交通、场地、住宿、会后考察、杂费、会务服务、宣传推广这几方面。

如何有效合理的控制一场会议预算

那么如何有效合理的控制一场会议预算:

一、餐饮费很简单,主要是与会人员在会议期间的用餐,早餐通常包含在房费里面;中餐晚餐一般是自助或者桌餐的形式,自助的话有起订人数要求及餐标,桌餐一般涉及餐标;酒店的酒水确认是否可以自带酒水;另外,会议期间的茶歇准备,这个需要根据人数、会议类型确定。

二、场地和会务服务费,会议场地费用一般是会议活动的主要支出,是必不可少的一项。会议室及会议设备的租赁等,根据会议活动大小、类型的不同场地费用差别较大。同时为了会议的顺利举办召开配套的会务服务管理也必不可少。

三、交通费,主要是外地讲课老师、学员往返飞机、火车、汽车等交通费。

四、住宿费:与会人员来异地开会在当地酒店的住宿,酒店档次的不同产生的费用也有所差别。

五、杂费:一个会议通常会留出少量资金作为杂费使用,会议活动的举办产生少量杂费是不可避免的。像横幅的制作、鲜花的预定、打印复印以及一些不可预计的费用支出都为杂费。所以会议活动中留出少量资金作为杂费是非常必要的。

六、宣传费:一个会议活动的举办影响力的传播和媒体的宣传是至关重要的。

当下,伴随着互联网的发展,出现了全程媒体、全息媒体、全员媒体、全效媒体,信息无处不在、无所不及、无人不用……全媒体时代成为了大趋势!企业和市场发展必须紧跟时代,大胆运用新技术、新机制、新模式,加快融合发展步伐,实现宣传效果的最大化和最优化。媒体,作为信息的重要载体,被人们广泛应用在各个环节中。

如何有效合理的控制一场会议预算

小编认为:“由于新媒体传播具备速度较快、覆盖面广、影响深远的特点,目前新媒体传播手段已经越来越被活动主办者接受和依赖,而随着全媒体发展的大趋势,活动本身便将成为一个巨大的媒体平台。媒体的作用虽然因‘活动’而异,但是,对于大部分的活动,媒体传播性应该可看做是构成活动本身的一个极其重要的组成元素,在品牌传播、影响力扩散、项目招商、赞助合作等方面发挥着重要作用。并且按照活动行业规定或者常规,活动前提前邀请联系,活动中接待协调,活动后回访索稿,平常维护重点合作对象关系,传统意义上的新闻媒体传播作用在日渐衰减,其价值意义主要集中在活动公信力背书一点上,活动产业发挥自身优势,构建自身的互联网、移动互联网媒体传播影响力,自建流量池,数据池已然是必然。”

七、会后考察,这个一般是根据会议组织者的要求来安排的,有需要我们会安排相应的团出去考察,考察线路一般是根据会议量身设计的。如果会议本身不需要,这一块是可以省略的。

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