• 首页
  • » 会议资讯 » 会议服务工作流程相关礼仪(昆明会议服务公司)

会议服务工作流程相关礼仪(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年4月4日 作者:友好会议浏览量: 90

一、会场布置

1、接到会议室使用通知后,应首先明确客人需要提供的服务项目,如会议室的使用时间,使用次数、人数、单位、何人参加,有无会标、席位牌,是否摆放鲜花水果,话筒的个数,是否摆放投影仪、投影幕、板书用具(白板、板擦、白板笔)以及会议联系人落实看会场的时间等)。

2、会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间,提前半天安排服务员按照要求布置好会场,开窗透气,摆放会议所需物品(茶叶、水杯、托盘、水瓶、信纸或白纸、圆珠笔、一次性铅笔等)。

一、会场布置

3、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等设施设备的完好。地面、四周墙裙、门窗做到无损坏、无灰尘。如有损坏及时报修,并督促工程维修人员,检查维修结果,保证设施完好率达到百分百。

4、按要求粘好会标,保证协调美观。

5、投影设备、板书器材等应首先征得会议负责人的同意进行适当摆放,所需用具应完备、易取用。提供良好稳定的电源。帮助调试投影设备和客人携带的媒体工具。

一、会场布置

6、检查并准备好音响及话筒视频追踪等设备,并调试音响、话筒到适当音量,话筒高度一致。

7、席位牌由商务中心接待员核对好后,提前放在会议室,由会议组织者安排摆放。

8、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔,要求将纸摆放在距下桌沿5厘米正对椅背处,笔尖朝上成45度角。

9、最后一次检查台面是否整洁,各种用具是否干净、齐全,摆放符合要求。

二、会前准备

1、会前准备务必在接到开会通知的时间半小时前进行。会议服务员应将手机调至振动或关机。

2、根据会议人数,在茶水间准备好相应数量的茶杯,并放置适量茶叶,准备好干净保温的开水瓶,打好开水。

3、准备香巾。

4、打开空调,确保会议室温度适宜。

5、保洁人员在公共卫生间配卷纸、点檀香,对台面、地面卫生再次打扫,并清理会议室外的立式垃圾桶。

二、会前准备

6、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾,如果有茶歇,在会议开始前在指定位置摆放好。

7、开音响、灯光,再次进行音响的调试。

8、会议开始前30分钟,会议服务人员应再次检查会标,欢迎牌、绿化布置、空调、音控等情况以及公共卫生间、公共卫生是否OK,如有欠漏,需立即通知服务中心或有关部门人员,保证会议按时进行。

二、会前准备

9、会议即将开始时,会场播放与会议主题相符的轻音乐,任何妨碍客人的工作如吸尘等应立即停止,服务员站在会议室门外,面向客人到来的方向,保持微笑。若是重点会议,需有主管或经理在场迎候。对年老体弱者进行搀扶。

10、客人到来距离会议室约2.5米时,服务员上半身略微前倾,问候客人:“您好,领导”,并伸手示意大门的方向:“这边请。”

三、会中服务(重点)

1、客人陆续入座时,服务员一人先上香巾,其他人倒茶水。先在茶水间倒好茶水,用托盘将茶水托出,先为会议室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人,站在客人右侧,身体略微前倾,右手先拿一个杯垫放置在桌上,(客人的右手正上方的位置),然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫上,杯把朝右下方方便客人取用,退半步转身离开服务下一位客人。

三、会中服务(重点)

2、如有投影仪,服务人员不要横穿投影仪,以免影响投影效果。

3、会议服务人员必须手机调成振动或关机,坚守岗位。会议开始时,茶水服务人员按标准站姿在茶水间门口,音响师站在音响室门口,面向会议室,站姿规范,注意观察参会人员随时可能产生的需求。会议进行时,服务员要留意会议进程,发现有需求的客人要立即上前询问。

三、会中服务(重点)

4、会议服务员注意观察会场情况,适时续水,在会议开始后15分钟左右进行,以后每隔20分钟续一次,(可视情况提前或延迟)。茶水温度始终应保持在85摄氏度以上。拿暖瓶倒水时,须左手拿壶(同时手心里可放叠好的纸巾两张,如遇有客人自己不小心将水溅到桌上的情况,可以应急处理),右手托壶于胸前,走路要稳,步子要轻,动作协调;从桌后倒水时,侧身站立于客人右侧,大拇指、食指拿起杯把并后退一步,与宾客保持30厘米左右的距离,倒水以七八成满为宜,斟完后,上前一步将茶放回原处,面带微笑,伸右手示意“请用茶”,然后进行下一位。

三、会中服务(重点)

如客人坐的比较拥挤,服务员拿不到杯子时,可轻声提示客人“打扰一下,给您加点水”,同时手伸向杯子,这时一般客人都会理解服务员的意思,协助将杯子拿给服务员。

如遇到客人碰倒茶杯的情况,要及时到茶水间拿抹布擦拭,如是主席台上的(会议室内)可先就近抽取纸巾先应急处理,再去拿抹布处理。此项事情出现考验的是会议室服务人员的应急能力和协作能力。一般主席台上的会议室都会安排两个以上的服务员进行服务,每个人都要一边工作一边关注会场情况,出现应急情况,会场内服务人员要通力协作,最快速的解决问题。

三、会中服务(重点)

5、密切注意会议室的音响问题和视频追踪系统。

6、签字仪式:帮客人传递文件的工作一般由礼仪小姐负责




原创声明:以上文章或文稿中文字或图片涉及版权等问题,如需转载请注明来源:友好会议服公司:www.ynyhhy.com

相关推荐
  • 海量会场资源

    直连会议酒店和多样化的特色场地!

  • 高效优质服务

    1对1专业会议经理全程跟进!

  • 一站式数字化

    会议活动更全面!更高效!

  • 省钱省力省心

    自己的执行团队更放心!更省钱!

  • 友好微信公众号

    扫码添加微信客服

    立即咨询 1
    场地咨询
    0871-63522811
    周一至周日:08:30-22:00
    返回顶部