会议服务总结2(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年4月5日 作者:友好会议浏览量: 22

会议服务总结2  本季度由本人接手会议管理工作,本人严格按照《金科集团会议管理办法》,优化会议管理流程,进一步规范公司会议管理制度化、标准化。下面就郴州公司第四季度会议管理作汇报:

一、会议管理的基本情况:

1、本季度,郴州公司共召开82个会议,其它视频会议48个,现场会议34个。日均一日一会。

2、郴州公司一共有大、小两个会议室,大会议室大概可以坐60人左右,小会议室一般可以坐15人左右,一套华为视频设备(可移动),一套音响功放设备安装在大会议室内,目前所有设备均正常运行。

3、郴州公司会议召开的分类分为视频会与现场会两大类,其中大型全员会议,如“半年度总结表彰大会”一般都在大会议室召开。一般小的部门级会议,或只有少数几人参加的视频会一般都在小会议室召开。

二、会议通知:

目前郴州会议通知由会议管理员在每周星期四之前收集各部门提交上来的会议通知,由会议管理员按时间顺序统筹整理成册,然后发布在公司的员工交流群中,并且由会议管理员将每周提交上来的会议计划在本公司正式通知中发文。

对于公司会议通知,目前采用办公平台发布会议通知,即时消息加以辅助,员工交流群发布消息,或直接电话通知联系。

三、会议室的申请:

郴州公司会议室申请,上季度是由手工登记到册,然后按照登记在册执行。四季度,已将集团的会议管理系统用上了, 现在操作起来非常简便,既方便了员工也方便了会议管理员,现已对各部门内业作了一对一对的培训。会议申请、及会议通知、会议管理上都能起到实用。

四、会议室的使用后登记:

为加强公司会议室使用完后的管理,本季度结合郴州公司实际情况,制作了“郴州公司大小会议室使用登记表”具体由会议申请人开完会后,填写好表格,交会议管理员签字,会议管理员确认会议室实际使用情况再签字。

整体上来讲,郴州公司会议管理上日益完善,从会前通知收集到会后管理,都能做到有人管理,有相关责任人。但也存在不足的地方,如:临时会议的管理,会议室卫生的管理,会议室设备使用培训,这些不足都是我以后工作努力的方向。





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