有效会议八大步骤,让一场场会议效果成倍

发布时间:2021年12月2日 作者:友好会议浏览量: 111

有效会议八大步骤,让一场场会议效果成倍

开了无数次会,依然不知道有效会议怎么开?这是目前,无论是大企业,还是小公司,都面临着经营管理的效率问题。


确实,每个管理者,每个公司,几乎每一天,都在开会。有晨会、周会、月度会、年会、项目会,等等!甚至一个管理者说,不是在开会中,就是赶在开会的路上。


然而,很多管理者,包括员工、老板,对开会颇有怨言,觉得开会效率低,没有任何结果,甚至提出抗拒开会。


作为一名管理者,如何有效组织会议,就是解决经营管理的效率,因为开会是为了解决问题。


一、会议目标


企业经营管理,是要讲究目标的。没有目标就没有方向,就会在经营过程中迷失。会议之所以低效,就是没有一个会议目标。


我们看到,很多会议讨论的可激烈了,可是最终下来,越讨论越没有结果,离目标也越来越远。


看似大家都积极参与到会议当中,大家都表达了,就是没有办法形成一个目标。开一场会议,其实目标明确,就像打靶一样,瞄准靶心,这就是目标明确,组织一场有效会议也一样。


另外一个极端,就是会议目标太多了。就是什么都想达到,结果变成没有目标。这就如同树上有好几只鸟,我们端着枪,只能打一只鸟,你想一箭双雕,或是都想打下来,那只能是痴心妄想了。因为,枪一响,鸟都飞了。


有效组织会议,会议目标不仅要明确,而且一定只有一个。


二、会议前准备


叫某某来开会,我在很多企业都看到,老板或管理者想到一些事情,就立即找某某来开会,抑或是大规模召集大家来开会。


这就是典型的会议前无准备,想一出就一出,可以说,会议效果自然不会得到保障。古话讲得好,凡事预则立,不预则废。同样适用于组织一场有效会议。


那会议前准备什么呢?其实很简单,你有了会议目标,围绕会议目标准备就可以了。比如,目标需要的资料、文件,等等,一定要在会议前准备好。


不打无准备之仗。一定要让相关的与会人员做好准备,比如需要发言,会议目标的意图提前准备的理解,都是需要做好会前的沟通与交流的。为会议高效进行以及会议达成共识做好准备。


当然,有一些会议,需要准备好一些道具,这些也很重要,所有的会议需要使用到的电脑、投影仪、等等,还有活跃现场的道具,或者准备一些水果点心,等等。都是会议前,视会议需要而准备的。


一个意思,一切准备,都是为了更好达成目标。


三、与会人员选择


大家时间都是宝贵的。一个企业经营效率,都是争分夺秒取得的。这就是管理的奥秘,也就是我们组织一场有效会议的初衷。


什么样的会议,选择什么样的员工参与。没有相关的人员,就不要参与,不要浪费员工的时间,也不要浪费老板的时间,大家的时间都浪费不起。


往往有的部门的管理者或老板,为了显示自己做了这件事,无关紧要的组织不相关的员工参与,这样不仅达不到会议的目标,更是令与会员工的反感。


比如,战略层面的决策会议,就不必要让基层员工参与。一方面是基层员工不理解战略层面的东西,另一方面人多嘴杂,反而干扰决策的判断。


这里面怎么选择与会人员,作为一名管理者,一定要进行衡量,有利于目标推进,或能协助目标推动的,都可以选择参与。


四、控制会议议题


比如,我们会议目标是讨论2021年销售额总体怎么达到100个亿,那会议题就很简单,就是要怎么达到,就是用线上,还是线下,还是线上线下结合。而不是仅讨论我线下怎么做。


这就是讨论的会议议题不要偏了,本来讨论是解决2021年整体怎么做的事情,讨论着讨论着变成线上怎么做的事情了。这并不是完成不对,而是另一个议题了:2021年线上怎么做。


当然,会议议题和会议目标一样,也是明确了,也是仅有一个最好。一个议题,千万不要超过三个。尽量一次会议,讨论一个议题,将议题明确、讨论出细节,达成共识,统一意见。


五、会议时间把控


时间是一个令人很痛苦的事情,会开得好,感觉时间过得很快;会开得不好,感觉时间停滞在折磨人。


开会时间过长,不仅浪费时间,更是消耗体力与精力。除了头脑风暴类的会议,一般会议尽量控制在半小时或一小时内。


当长则长,当短则短。关键会议要达成效果,这就是开会的目的。而不是见大家闲,召集大家来拉拉家长,搞成公司团建了。


六、达成会议共识


开会一大目的,就是事前一些事情没有获得大家的共识,想通过会议来达到共识。


没有共识,一切都是扯淡。


即使争吵,也要在争吵平息后达成共识。达成共识之后,就不能再争吵,再拍桌子了。这是会议原则。


一定要将议题达成共识,会后才好执行,如果不能达成共识,会后执行大打折扣。


七、传递会议内容


专门安排一名人员进行会议记录,将会议所有内容记录下来,然后形成会议纪要。


我们见到,很多与会人员不仅没有带笔记本笔,也没有做任何的记录,感觉用两只耳朵,用自己的头脑就可以将会议内容记起来。


其实并不尽然,会议传递会议内容要好。必然要求每个与会人员都要记录。我之所以参与一个企业的会议,老板就规定,没有带笔记本和笔的与会人员不准进入会议室。这就是很好的会议制度。当然还有会议准时规定、会议手机静音、会议避免人身攻击,等等。做好这些,传递会议内容自然会顺畅。


做好会议纪要,没有纪要,会后大家都忘记了。会议笔记弄好,让领导确认,然后发给与会者,还要需要知道会议内容的相关人员。


八、落实会议内容


很多会议确实开了,感觉开了就开了,实际上会后没有人跟进,没有人真正落实。


这里面要把握落实会议内容几个点:


一是落实计划和任务的相关人员。就是落实计划出来,由谁都落实,这个落实跟进的人很关键。没有落实计划,没有跟进人,那会议内容也是白搭。

二是把控时间节奏。什么时候落实到位,也就是时间节奏的把控,这个要建立进度表,让监督好跟进人,时刻把握好动态。


三是落地措施。其实就是承接好会议内容,在会议内容里面有的就已经有落地措施,只不过不详尽,在相关的细节上,落地措施要完善起来,才能确保最终的会议结果 。


我们说传递会议精神,就是想将会议内容落实起得作用,真正帮助到企业提高经营管理效率。这才是我们开会最终目标与初衷。


这有效会议八大步骤,将会议效果成倍体现。希望企业的管理者,能够从中获得有效会议的启迪与借鉴。


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