会议接待工作要点清单,仅供参考

发布时间:2021年12月9日 作者:友好会议浏览量: 99

党委机关会议是指党委召开的*表大会、党委全体委员会、党委工作会议、党委专题工作会议等。


会务工作是整个会议服务的重要组成部分,是使会议正常进行和取得预期效果的重要保证,也是各级党委办公室的重要工作之一。实践证明,会务工作的水平高低,服务是否周到,将直接影响会议的效果。


广义的会务工作包含:会议的组织协调工作、文件起草工作、后勤保障工作、宣传报道工作、安全保卫工作等,今天我主要就会议的组织协调工作,即平时一般所指的会务工作,向各位领导和同志们作一汇报。


会议接待工作要点清单,仅供参考

一、会前准备

(一)会议的确认


接到领导的指示后,要当场确认:


1.会议名称:会标可以根据会议通知来确定,宣传标语要紧扣会议主题,富有号召性、鼓动性。


2.会议内容


3.会议时间


4.会议地点


主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实用来选定


(1)宾馆条件与会议规格要相适应


(2)宾馆有合适的会场和分组会议室


(3)宾馆的床位与会议规模要相符合


(4)不熟悉的地点要到现场实地考察


5.参会范围


6.会议日程


(二)拟定会议建议方案


会议方案是会务工作的总纲,是编制会议通知和会议须知的基础,会议的筹备也必须严格按照会议方案的分工进行,所以在对会议进行确认后,要及时拟定会议建议方案,报领导审定。


拟定会议建议方案的注意事项:


1.建议方案中应包括:会议名称、内容、时间、地点,参会范围、会议日程、会务工作分工、会议要求等。


2.文字要简单明了,但内容却要周到全面,凡是需要请示领导确定的事项,都尽可能想得周到、详细些,一旦领导审定,即可具体操作。


3.方案中要明确分工,每项工作都要落实到具体单位,避免疏漏,以保证会议的筹备工作井然有序。


(三)制发会议通知


会议通知要清楚明白的告诉受文单位,会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、会议要求。


通知发出后,一定要确认参会人员有没有接到通知,能不能参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员,一定要核实到人,是不是本人参加,如在部门兼职的副秘书长,要核实清楚,是不是本人参加,以便正确摆放座次牌。


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(四)印制证件


会议方案确定后,应尽快印制好会议出席证、列席证、工作证、车证等必要的证件,召开党代会时出席证、列席证上应有代表照片。


1.制发证件的原则


(1)证件制作要规范,确保证件的严肃性。


(2)重要会议证件上应有照片、姓名单位,便于保卫人员识别。


(3)证件发放要严格控制,并按编号进行登记,以便查对。


(4)证件丢失,应先报告保卫组备案后,再补发。

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2.证件分类


出席证—发会议正式代表和特邀代表,可以有照片、姓名单位;列席证—发会议列席代表;来宾证—发会议邀请的来宾;工作证—发会议工作人员,重要会议可按活动范围分两种;记者证—发记者,重要会议可按活动范围分两种。


(五)会议用品


精心设计、挑选会议文件袋、笔记本、签字笔、红蓝铅笔、记录纸(A4),对文件袋拉链、签字笔能否书写逐一检查。


(六)收集名单


待通知发出后,要重点组织对代表名单的收集,收集名单时要注意核对清楚代表的姓名、性别、单位、职务。(要打印请假代会人员名单及时送会议主持人等;网发的会议通知必须查看签收情况,并电话通知未签收单位)。


名单收齐后,一般视情况可按照市领导、各县(市、区)领导、市级部门(党委、人大、政府、政协和部、委、室、局、办)领导的顺序编造名册,并交后勤组安排住房。


(七)人员编组


1.分组原则


(1)地域组合


(2)行业组合


(3)混合编组


2.小组规模


(1)小组的规模要适中,根据参会人数和会议室多少确定,一般在30人左右为好,以保证代表都能充分发表意见。


(2)市级领导除主要领导外,可以分散编入各小组中。


3.小组召集人的确定


小组召集人可在各县(市、区)和市级部门主要负责人中确定,全委会的小组召集人应是党委委员、候补委员。


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(八)安排座次


大中型会议,应依照会议名单顺序为代表安排座次,准备个人座次牌或单位座次牌(人名要全称,单位名可规范化简称;制作时字体为魏碑、字号为100号)。座次排定后,在会议桌上摆放座次牌,同时印制座位图,在参会人员进入会场之前发给参会人员。


1.安排座次应遵循的规则


(1)按照职务大小


(2)从前到后


(3)从左到右


(4)从中间到两边


(5)按地域、行业相对集中


(6)按姓氏笔画为序


2.主席台座位排序(参考文后“会议座次排列顺序图”)


当主席台人数较多时,可设立1排以上的座次,领导分排就座。市级领导排序总体上按照市委、市人大常委会、市政府、市政协排列(其中市人大、市政协主要领导排在市委副书记后面)。常用的有三种排列方法:


(1)按单数排列。以面向台下来看,当主席台人数为单数时,1号人员居中,2号人员在1号人员左手位置,3号人员在1号人员右手位置,以此类推。


(2)按双数排列。以面向台下来看,当主席台人数为双数时,1号人员在中心点偏左的位置,2号人员在中心点偏右的位置,即1号、2号人员之间的中心点即为主席台的中心点,3号人员在1号人员左手位置,4号人员在2号人员右手位置,以此类推。


(3)双数按单数排列。以面向台下来看,当主席台人数为双数时,1号人员仍绝对居中,2号人员在1号人员左手位置,3号人员在1号人员右手位置,以此类推,在安排1号人员右边最后一人时要空一个位置再作安排。


有发言的要准备“发言席”席卡,会前摆放到位。发言前5分钟,要请发言人员到达主席台后面靠近发言台的一侧,准备发言,发言后回到自己的座位上。


(九)编制会议须知


会议须知是告知参会人员应知晓事项和应遵守规定的会议重要文件之一,包括日程安排、参观路线安排、分组(参观乘车分组、讨论分组)名单、住房安排、会议工作机构、常用电话、注意事项及作息时间等,会议须知编好后送领导审定后即印刷装订成册。


(十)报到准备


会务人员应在报到前进驻会议地点,把会议证件、会议用品、会议须知和会议文件等装入文件袋备发,并做好其他报到的准备工作。


文件装袋顺序:(1)会议须知;(2)会议文件:领导讲话按到会讲话的领导职务高低为序,发言材料以发言顺序为序。


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(十一)布置会场


1.党委会议会场布置应庄严、大方、朴素。


2.主席台应布置在会场最醒目的位置,以确保主持人的视野开阔,能掌握整个会场情况。


3.会标悬挂在主席台正上方,红底白字,字体为粗宋或大黑。


4.党代会的会场要悬挂党徽,两边摆放旗帜。


5.为了美化会场、烘托气氛,在主席台台沿和背后应摆放花卉和植物,条件许可会场另三方也要适当摆放植物。


6.会场形式由会议类型所决定,一般有课桌式、回字型。


7.排与排之间要保持足够的距离,方便代表的进出,特别是主席台和回字型会场内圈,应保证领导能正面行走。


8.合理的设置通道,通道要保持一定的宽度,保证代表迅速入场。


9.入场口要留有一定的空间,起疏散分流作用,避免造成入场时的混乱。


10.在没有专门主席台的会场内,可考虑将主席台位置垫高,以便会议主持人掌握会场情况。


(十二)音响设备、灯光检查


1.选择好的话筒。反复查看检修,确保稳定运行。会议开始前10分钟还要最后检查一次对音响设备进行仔细检查、反复试听,并注意各个角落的效果,以保证会议的音响效果,确保使用良好。


2.对要在会场颁奖的表彰会或会议的开幕式、闭幕式需要播放乐曲时,要事先检查磁带的质量,要试听,并在事前找准所要乐曲的位置。各种会议都要做好录音准备,随时备用。重要的会议,要安排摄影、录像,以留存资料。


3.按照某些会议的要求,还应安装多媒体系统,多媒体系统的摆放,应保证主席台的领导和与会人员都能轻松方便的观看。


4.检查会场灯光。要检查会场光亮度是否适当,注意主席台上午射灯照射角度、光照强度及背景灯的色彩。


(十三)颁奖组织


将领奖人员安排靠前相对集中就座,便于组织领奖。


1.对礼仪小姐进行彩排


礼仪小姐从主席台一侧手捧奖品依次上台,前后两人距离相等,走到第一排主席台前,先自然转向台下,展示奖品,然后,转向主席台,将奖品交给发奖领导,自然转身,从另一侧离开主席台。


2.对领奖人员进行彩排


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确定每批领奖人数。按照主席台上第一排所坐发奖领导的人数,确定每批上台领奖的人数,要注意领奖人数一般不要超过发奖领导人数,尽量避免一位领导同时颁发1个以上奖项,减少失误的可能。


3.制作颁奖示意图。将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应排列打印,发到每一位颁奖领导和领奖人员手中,让领导记住自己该给谁颁奖,让领奖人员记住自己走到哪位领导面前领奖。


正式上台领奖前,由礼仪小姐引导领奖人员走上主席台,走到对应的发奖领导面前后,所有领奖人先转向台下,约停顿5秒钟,然后向后转向主席台,面带微笑从对应的领导手中领奖,领奖后,再次向后转向台下,约停顿8秒钟,展示奖品,让摄影摄像记者摄影摄像。最后,从另一侧回到座位上。


(十四)组织签订责任书


将签订人员安排靠前相对集中就座,便于组织签约。


准备责任书、签约桌椅、“签约席”卡、签字笔。安排抬签约桌的人员,并要统一服装。礼仪小姐要训练有素。参加签约人员要事先通知,留出上下通道,方便行走。签约时乐曲配套,音量适中。事前要多次彩排,直到心中有数,有十二分把握。


二、会期服务

(一)会议报到


1.报到是会务工作最集中、最繁忙的阶段,因此,必须集中力量做好报到前的一切准备工作。要与发文组、总务组密切配合,协同一致,使报到工作有条不紊、忙而不乱。


2.代表来时,要逐一登记、发放证件、文件、指定住房并向其简介会议安排情况等。


3.要随时掌握报到进展,如发现代表请假和换人,要对名单和座位图、座次牌进行修改,并及时告诉发文组、总务组和小组联络员。


4.报到结束后,要及时对报到情况进行统计,并将报到结果报会议秘书处负责人。对未按时报到的代表,要及时联系询问原因并督促其尽快到会。


(二)会中联络


1.会务组要在会议秘书处的领导下,做好承上启下、左右联系、互相沟通、平衡协调等工作。


2.要加强和各方面的联系,注意倾听代表的意见和要求,和各工作机构密切协作、主动配合,及时改进服务工作。


3.要注意掌握会议的进展情况和及时处理临时出现的特殊情况,确保会议顺利进行。


4.随时掌握代表请假情况,对主席台就座领导,要在前一天进行核对并给以提醒,会议当天提前10分钟核对主席台就座领导到会情况。


5.核对会议主持词,使其与会议实际情况相符。


6.对会议中的临时变动,要及时进行调整,并立即通知有关人员。


(三)大会签到


重要会议都应进行签到,将出席、列席和缺席会议的人数、人员及时统计,党代会、党委全体会议要填写“代表出席情况报告单”,在会议开始前送主持人。


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(四)会场服务


1.会议召开前,会务人员要提前对会标、花草、座次牌、音响、轻音乐、照明、空调等再检查一次,确保无误,并检查工作人员是否到岗到位。


2.代表入场时要引导就座,特别应注意对主席台的引导。


3.会议中,负责会场内、会场外必要的联系等事宜,并承担领导临时交办的事情。


4.和保卫人员密切配合,维持会场秩序,制止无关人员进入会场,机密会议,应严格控制知密范围,必要时安装干扰器。


(五)散会检查


大会结束后,要和保卫人员、服务员检查会场,对遗失的文件和其它物品,应及时设法交还失主,对涉密文件要对文件编号和发现地点进行详细登记后退还发文组。


三、会后工作

(一)通报情况


会议结束后,会务人员应将会议传达的范围、会后需印发的文件和要办的其他事宜通报值班室,以便解释答复各地询问。


(二)收集资料


1.大会结束后应收集会议发出的各种资料1—3套,作为资料留存。


2.录音磁带要加以清理,磁带合上要标明何人何时在何会议上的讲话并编好顺序,长期保存。


3.各种照片等资料也要注意收集整理。


(三)总结提高


会议结束后,对办会工作要及时进行总结评价,肯定成绩和找出差距。特别对办会中有改进或创新性做法的要认真总结,对经验和教训都应实事求是地分析,得出客观的结论,使今后的工作更加规范化、科学化。填写《会议情况登记表》,存档备查。


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