如何开一场高效的会议?记住这7点就够了

发布时间:2021年12月13日 作者:友好会议浏览量: 58

随着等级提升,参加的会议越来越多。经常有人跟我吐槽:“这一天全在开会,什么都没做。”那是因为大多数人只擅长拉会,但是并不擅长开会,会议太低效,从而浪费了大家时间。我根据以往经验总结出7大建议。做好这7点,将你从无尽的会议里释放出来。

如何开一场高效的会议?记住这7点就够了

一、并不是所有人都适合参会

如果你以为的会议场景是:大家会无视职级高低、职位差别,坦诚相对、各抒己见,很有激情地表达并捍卫各自的想法,那真的是太天真了。事实上,总有一些人是以旁观者的身份在冷眼旁观,他们不会分享自己的见解,也不会参与大家的讨论。如果问他们有没有其他问题,他们总是会回答“没有问题”,并且过往经历告诉我,这类人并不在少数。

所以,会议发起者要精挑细选参会人员,要挑选那些与会议主题有直接关系的、勇于表达自己见解并且不在乎别人看法的人。至于其他相关人员,只需在会议结束之后阅读会议纪要即可。

二、并不是人越多效果就越好

我们潜意识里以为“人越多产生的想法也就越多”,然而事实并非如此。如下图所示,在一定范围内,想法的数量会随着参会人员的增加而逐渐增多。但随着人数继续增加,想法的数量会停止增长,趋于稳定。即便参会人员都是勇于表达自己见解、不在乎别人看法的人依然如此。

根据我的经验,当会议人数增加到8人的时候,产生的想法就趋于稳定了,3-5人是人均产生想法最多的时候,也就是效率最高的时候。现在知道下次会议要拉几个人了吗?

三、提前跟参会人员做好沟通

当需要组织一场正式且重要的会议时,发起者需要提前跟参会人员确定以下3方面内容:

  1. 会议时间,确保所有的参会人员都能按时参加;

  2. 会议地点,提前确定好会议室,切勿开会的前几分钟才临时找会议室;

  3. 会议主题,确保参会人员要知晓议题,方便参会人员提前准备相应的材料。

根据以往经验,一般提前一天即可,如果议题比较复杂可以适当调整。当然,如果临时遇到紧急事情需要讨论,又或是只有两三人且为时几分钟的信息同步会议,则可以随时发起。

四、明确会议主持人

每场会议都要明确一个主持人,主持人可以是本次会议的发起者,也可以是对于会议流程非常熟悉的人。会议主持人需要把控会议进度;在讨论僵持不下的时候引导大家达成共识;安排后续任务等。如果没有会议主持人,讨论的方向很容易会偏。

五、始终围绕议题展开讨论

会议一定要有明确的主题,即本次会议要解决的具体问题是什么。所有讨论都应该围绕这个主题展开,切勿随意发散。

很多时候我们会不自觉地偏离会议主题,致使不明就里的大部分人围观着为数不多的几个人侃侃而谈,会议主持遇到这种情况应该及时阻止。如果在讨论过程中真的牵扯出了其他问题,那就先将问题记录下来,等本次会议结束之后,相关人员再发起下一场会议专门就这个问题展开讨论,不要占用其他人的时间。

六、做好会议纪要

正式会议需要指定专门人员做好会议纪要,方便后续复盘。会议纪包含以下内容:

  1. 包含本次会议达成的共识或者得出的结论;

  2. 本次会议未能解决的问题;

  3. 接下来的工作安排。

要做到言简意赅、通俗易懂。会议结束之后还需要将会议纪要发送给相关的其他人员。

七、参会人员需要注意的问题

  1. 要跟会议发起者确定好会议时间、地点、议题,并提前几分钟达到会议室。

  2. 提前准备好会议所需资料。即便不需要任何资料,自己脑子里也要提前过一遍,带着想法参会。

  3. 如果觉得自己没有必要参加会议,应主动跟发起者说明情况,会后阅读会议纪要,节省自己的时间。

以上是我根据以往经验总结出的7大建议,如果你有其他见解,欢迎与我探讨。


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