会议工作清单10项内容(非常实用,建议收藏)

发布时间:2021年12月13日 作者:友好会议浏览量: 463

在工作中,开会司空见惯。开会是为了解决问题、推动工作,无论是行政机关、事业单位,还是各类企业,研究决策、部署任务都离不开召开会议。当然会议有大有小,有一般性的会议,也有重要会议,有紧急性会议,也有例行性会议。组织好一场高质量的会议,显得尤为重要。但不管怎么样,作为文秘人员或者会议组织者,掌握组织会议的一些“干货”,是必不可少的!文秘人员或会议组织者必须要自己理出一份会议清单,然后按单执行,才能没有纰漏。现结合工作实际,整理会务清单如下。

高效会议管理的五大流程与结果跟踪、评估与落地执行

一、明确会议主题。不论组织什么会议,首先需要确定其主题是什么?目的是什么?要解决什么问题?想达到什么样的预期效果?它不仅可以提炼出会议名称,更是确定会议的具体内容、形式、目标、场地、规模、档次的重要先决条件。所以,一定要弄清楚会议的主题。文秘人员一般都可以通过从领导的意图中得到这些重要的信息,如果没有获得这些信息,就没法走下一步流程。

二、明确会议时间。什么时间开会?开多长时间?这必须要做出一个科学的预测和判断。转会风是当下的一项重要要求,要尽量缩短会议时间,精简高效开会,解决了问题即可。至于具体什么时间开会,一方面要结合工作进度,另一方面要根据领导的时间安排。领导一般都比较忙,会议时间有可能会多次改动,反复。这也是没办法的事情。有时候即便发了会议通知,也还得改时间。合理确定会议时间,也显得非常重要。

三、明确会议地点。会议的地点选择也比较考量会议组织者,文秘人员的办会经验。选择什么样的会议室?在什么地方开?都要根据会议的主题、目的、要求、参会的人员、规模、会议经费等因素来确定。当然场地的具体布置也是一件细致活,一点都马虎不得,有时一个麦克风闹情绪,就会影响整个会议的效果!这是特别需要注意的。

四、明确会议形式。就是通过什么形式来开会。这就要根据会议的主题、议程、目的等等来确定会议形式。如是预备会、动员会、总结会、工作交流会;现场会、电视电话会、视频同步直播会;座谈会、征求意见会等等。随着互联网技术快速发展,视频会议技术日臻成熟,越来越多的会议以视频会议形成召开,特别是在新冠肺炎疫情大流行的背景下,视频会议成为诸多会议的首选方式。

五、明确会议议程。科学合理的议程安排决定着会议的质量。这一步很考量会议组织者、有关文秘人员的能力和水平。因为领导一般只说会议主题,往往不具体说会议事项,这就靠你去理解了,结合工作实际进行科学统筹安排,当然,最后领导肯定要审阅。

六、明确参会范围。当确定会议的主题、目的、开会形式后,什么人员参加会议及范围就已确定了。特别提醒的是,在实际工作中,一定要明确且严格控制参会人员范围、数量。任意扩大规模,也会造成不必要的人力、物力、财力的浪费。

七、明确会议主持。一般是由主办方的主要领导或业务分管领导担任,如果有多个主办单位,那么往往由牵头的主办单位的主要领导或分管领导为主持人。

八、撰写领导讲话稿。要精准传达会议精神,科学部署工作任务,领导讲话稿至关重要。要结合工作实际,认真把握领导意图,认真起草,逐字推敲,呈上一篇高质量的讲话稿。

九、明确会议记录和整理人。会议记录的人和整理人也要提前确定。记录、整理工作是否到位,是否能真实、客观、准确地反映会议精神,也直接影响到会议效果和评价,特别是后续会议精神的贯彻落实工作。

十、会场布置。科学合理布置会场是一项重要工作,桌椅摆放、桌签的顺序、话筒调试、视频连接等等诸多细节,都需要注意。

上面的清单清晰以后,你便可以着手起草一个办会的请示文件《会议方案》,报领导审批了。当然,作为操作层面,还得要制定一个会议的“执行方案”,当然是越具体越好,明确具体的工作分工与责任,确保会议如期顺利召开,并取得预期效果!

附录:会议文件材料目录

(一)会议通知(含邀请函、停车证等等);

(二)会议议程表;

(三)会议日程表;

(四)会议签到表;

(五)主持稿;

(六)主要领导讲话稿(含其他有关领导讲话稿)

(七)有关与会者的发言稿;

(八)会议议程有关的学习或讨论的具体文件(编号为XX会议文件材料之一、之二……)

(九)座位表(座位牌):座位表的的排位非常考验人哦,谁先谁后,谁前谁后,谁左谁右,都是有讲究的哦。

(十)资料袋。把上述所有资料收纳进去的资料袋。精心挑选一个既实用又美观的资料袋,也是一件挺花心思的事情。当然,一般性的会议,一个牛皮纸资料袋就足够了。



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