搞接待,这些细节你注意了吗?

发布时间:2021年12月11日 作者:友好会议浏览量: 293

接待是机关的常规性工作,也是办公室的一项重要内容。接待主要包括公务接待、会议接待、视察检查接待、技术考察接待、参观接待等。接待工作说难不难,说简单也不简单,也可以作为办会的一项内容延伸,关键是是否把握住了接待的精髓和要义。

搞接待,这些细节你注意了吗?

小管一上班,就接到了一项重要任务,后天陪领导接待XX市考察团。

“主任,接待我没经验,不知道怎么弄啊?”

“怎么没经验,你不是跟过会议和服务过领导吗?”

“是啊,但这是接待啊,我没弄过,而且我的酒量也不行。”

“不要有压力,也不要以为接待就是喝酒,接待的实质就是让人高高兴兴来,满满当当的走。我们讲究来者都是客,要表现出友好的热情和服务的态度。”

“那仅仅只做到这些还不够吧?”

“来访者的身份、使命往往各不相同,但一般都是事前会有联系,发个公函,接待工作包括五个要素:来访者、来访意图、接待者、接待任务、接待方式,这些你之前也有所了解,而且接待工作是展现一个单位形象的窗口,是与外界交往合作的纽带和桥梁,也是获取各类信息的渠道。所以接待的时候要把握四个原则。”

一是态度要热情诚恳,比如笑脸相迎,有个良好的精神面貌,而不是拉着脸,松松垮垮。对于来访者不因其身份职务的高低而另眼相看,要平等相待。二是要以礼待人,比如面容整洁,衣着得体,稳重端庄等等,握手、打招呼、体态都要注意。三是做到细致周到,不论行程长短、来人多少,都要精心安排,服务周到,有详细的接待计划。四是要按章办事,要按照制度标准来,重要问题要随时请示汇报,不要因为“面子”而答应许诺。

“那具体应该做哪些工作呢?”

“你不要着急,就拿这次来说,是一个考察团性质的接待,准备工作主要包括三个方面。”

一是搜集来访团体的背景资料。知彼知己,做好准备。了解来访团体的任务、目的,这个就不多说了,这一点做好了主要是为了确定来访后的日程和安排。准备好相关材料,确定好接待的规模和安排住宿,最好有个人员信息表,以便于了解考察团的单位职务、级别、性别等,了解考察团的相关需求,以便安排迎送和日常用车,别看这个步骤麻烦,搜集背景资料周到与否,直接关系到后期接待工作的质量。

二是拟定接待方案。主要是确定接待规格,这包括对等接待、低格接待和高格接待,根据对方领导职务的高低或者是上级授意等,提出意见,汇报给领导后决定。值得注意的是,接待日程的制定要周全,要以来访工作内容为重点开展活动安排,确定参观、考察地点,时间节点和地点一定要衔接好,把堵车等相关因素考虑进去,制定好方案后可以与考察团的工作人员进行对接,然后报领导审批。

三是做好接待的准备工作。包括准备和撰写相关的文字材料,准备有关的介绍图册,如果涉及到外出参观,要提前与参观单位对接,确定好行程。做好衣食住行的准备,提醒相关天气信息,确定酒店环境,注意饮食习惯,安排好交通工具和规划好路线。

“至于在具体的接待中要注意哪些事项,我列出几个点,你在接待的时候注意避免就可以了。”

一是服务要体贴周到。就像刚才说的,汇报材料要突出重点,比如是否需要悬挂条幅等;餐饮、住宿、用车等生活服务要体贴周到,但是一般不能超标准,不要搞不必要的宴请、游览等,在条件允许范围内,能够满足的一定满足。

二是要及时请示汇报。在接待中可能会出现很多计划之外的情况,一些日常的要求,自己能拿得准的,认真去办,能办到什么程度就办到什么程度,但是不管处理或答复什么问题,不要自作主张,比如他们提出其他的参观学习要求,一定要请示领导,根据领导的意见进行答复。

三是语言措辞要得体。对待初次会见的来宾,语言要谦恭,不要有居高临下的感觉。交流的过程中善于倾听,不要随便插话或者打断对方的谈话,就算有些观点不一致,也不要反驳。在介绍经验和做法的时候不夸大、不吹嘘,多用肯定句和祈使句。沟通之前,尽量都记准每个人的职务,称呼起来也会拉近距离。

四是做好接到收尾工作。接待收尾工作虽然简单,但不可忽视,结束后,可以采取举办简单的座谈会交流经验或心得体会、合影留念,建立联系平台等方式。把接待工作中形成的文件、资料收集齐全,以备查用,总结好接待工作的做法和不足及以后要注意的问题。

“好的,听完主任这么一介绍,我现在就有一些思路了,我现在就回去抓紧制定方案,了解情况,做好安排。”

“别着急,你做好安排的时候一定注意避免两个坑,一个是避免想当然,不要以为打完电话工作就完成了,对于不熟悉的或者是初次要了解的,一定要先去踩点,做到心中有数;另一个是避免虎头蛇尾,做事要做的周全,有头有尾,让参观团的成员感受到周到的服务,既然是全程靠上去,能够亲力亲为的就不要打电话周知,这点要注意。”

“好的,我这就去落实。”


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