会议接待—会前接待准备

发布时间:2021年12月11日 作者:友好会议浏览量: 362

俗话说:“好的开始是成功的一半”。在会议开始之前,要对会议的准备工作和会议内容进行逐一的审核,以确保会议的顺利进行。会前准备工作是会议管理的第一步,对会议做出事先安排和充分的准备,是实现会议目的的重要条件。

会议主题指的是会议讨论的问题,决策的对象。它关系到后续的工作的开展。因为回忆的形式,内容,任务,议程,期限,出席人员等,都必须在会议主题确定之后才可以逐一确定。大中型会议的主题由领导机关和领导来决定,把收集到的议题进行筛选,并加以修正,讨论,完善,待相关领导审核后,在确定下来。

会议接待—会前接待准备

  1. 制定会议议程,日程

    会议议程,是指会议所需讨论和解决问题的总体安排,并用概括的文字逐项列出。会议议程的主要内容包括会议内容,讨论事项,参加会议人员的姓名,各项事宜的时间分配,开会地点及时间等。与会人员应事先了解会议中心议题以便有所准备。

  2. 安排会议时间

    会议时间选择要确保全体与会人员能够安心开会。所以,选择开会时间应注意以下问题:选择与会者早上关键人物的最佳时间开会;恰当安排会议时间,避免与单位活动相冲突,导致打乱正常运行秩序;力求开短会,已获得最大时效。

  3. 确定会议地点、

    会议地点的选择对会议质量有一定的影响。因为会议地点的物质条件,环境氛围以及日常工作场所的距离,都会影响到每一个与会人员的情绪,所以,会议地点的选择,应考虑以下三个条件:

    1. 会议地点必须考虑到距离上的远近及方便,便于与会者能按时到会。

    2. 会议场内外必须保持安静,要有良好的通风以及照明设施。

    3. 会议空间必须适宜,以平均每个与会者拥有2平方米为宜。

  4. 确定与会人员范围

    为节约人力资源,提高会议效率,必须明确参加会议人员的范围。确定与会人员范围时,应注意下列问题:

    1. 是否对会议所要实现的目标负有主要或者直接责任

    2. 在中心议题方面,是否具备专门的知识与经验,是否有助于议题的深化;

    3. 是否与会有的行动实施有直接关联。

    4. 是否有能力或者权力达成一项决议。

    5. 是否多余或者可有可无。

    6. 是否会妨碍会议的总体成效。

    7. 是否能全身心的投入到会议。

    8. 是否会造成对他人的心理压力,影响他人发言的质量。

  5. 准备会议所需物品和设备

    一般的会议应该做如下准备:

    1. 检查空调设备,一般需要在会议前两个小时开机预热或预冷。

    2. 提供会议所需要的白板,纸笔,音像设备,投影仪,互联网,并进行会前调试。

    3. 摆好姓名牌,字体大小得当。

    4. 位代表提供礼仪,公关,文秘等服务。

    5. 如果有选举,表决,表彰的过程,还需要准备好投票箱,技术设备和奖励用品。

    6. 会期较长的会议,要安排好茶水饮料等。

    7. 为会议组织者提供互联网服务。

  6. 发送会议通知

    在正式的会议通知之前,可先发会议预备通知,以便与会人员特别担任一定职务的领导提前安排好本部门的工作。一般来说,会议通知有两种形式,书面通知和口头通知,书面通知适合参与人数众多或者比较庄重的会议场合,口头通知一般是电话通知通知前先拟好通知稿,以便能传达完整的信息。


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