会议接待—会前接待准备

俗话说：“好的开始是成功的一半”。在会议开始之前，要对会议的准备工作和会议内容进行逐一的审核，以确保会议的顺利进行。会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排和充分的准备，是实现会议目的的重要条件。

会议主题指的是会议讨论的问题，决策的对象。它关系到后续的工作的开展。因为回忆的形式，内容，任务，议程，期限，出席人员等，都必须在会议主题确定之后才可以逐一确定。大中型会议的主题由领导机关和领导来决定，把收集到的议题进行筛选，并加以修正，讨论，完善，待相关领导审核后，在确定下来。

1. 制定会议议程，日程

   会议议程，是指会议所需讨论和解决问题的总体安排，并用概括的文字逐项列出。会议议程的主要内容包括会议内容，讨论事项，参加会议人员的姓名，各项事宜的时间分配，开会地点及时间等。与会人员应事先了解会议中心议题以便有所准备。

2. 安排会议时间

   会议时间选择要确保全体与会人员能够安心开会。所以，选择开会时间应注意以下问题：选择与会者早上关键人物的最佳时间开会；恰当安排会议时间，避免与单位活动相冲突，导致打乱正常运行秩序；力求开短会，已获得最大时效。

3. 确定会议地点、

   会议地点的选择对会议质量有一定的影响。因为会议地点的物质条件，环境氛围以及日常工作场所的距离，都会影响到每一个与会人员的情绪，所以，会议地点的选择，应考虑以下三个条件：

   1. 会议地点必须考虑到距离上的远近及方便，便于与会者能按时到会。

   2. 会议场内外必须保持安静，要有良好的通风以及照明设施。

   3. 会议空间必须适宜，以平均每个与会者拥有2平方米为宜。

4. 确定与会人员范围

   为节约人力资源，提高会议效率，必须明确参加会议人员的范围。确定与会人员范围时，应注意下列问题：

   1. 是否对会议所要实现的目标负有主要或者直接责任

   2. 在中心议题方面，是否具备专门的知识与经验，是否有助于议题的深化；

   3. 是否与会有的行动实施有直接关联。

   4. 是否有能力或者权力达成一项决议。

   5. 是否多余或者可有可无。

   6. 是否会妨碍会议的总体成效。

   7. 是否能全身心的投入到会议。

   8. 是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量。

5. 准备会议所需物品和设备

   一般的会议应该做如下准备：

   1. 检查空调设备，一般需要在会议前两个小时开机预热或预冷。

   2. 提供会议所需要的白板，纸笔，音像设备，投影仪，互联网，并进行会前调试。

   3. 摆好姓名牌，字体大小得当。

   4. 位代表提供礼仪，公关，文秘等服务。

   5. 如果有选举，表决，表彰的过程，还需要准备好投票箱，技术设备和奖励用品。

   6. 会期较长的会议，要安排好茶水饮料等。

   7. 为会议组织者提供互联网服务。

6. 发送会议通知

   在正式的会议通知之前，可先发会议预备通知，以便与会人员特别担任一定职务的领导提前安排好本部门的工作。一般来说，会议通知有两种形式，书面通知和口头通知，书面通知适合参与人数众多或者比较庄重的会议场合，口头通知一般是电话通知通知前先拟好通知稿，以便能传达完整的信息。

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