如何做好办公室接待工作

发布时间:2021年12月20日 作者:友好会议浏览量: 251

接待工作是每一位职场人都必须要懂得和具备的能力,不要把接待想当然视为就是喝酒吃饭、唱歌,当然这些也是接待工作的一部分,但常规的,在办公室的接待需要大家注意以下几个方面(以在会议室会见为例)。

 
如何做好办公室接待工作

一、前期准备工作

领导通知你,今天有个接待需要你准备一下,你需要做好前期准备工作,具体如下:

首先,确定这次接待的主题是什么,是过来开会还是汇报工作、还是招商洽谈还是业务咨询,只有你首先明确了接待主题,你才能有准备的做好相关工作。

其次,及时和对方取得联系,告知对方你是谁,需要和对方对接了解哪些事项,这里不外乎有这么几个事项需要确定,一是对方单位名称、来几人(这里最好请对方在通话结束后及时发一个参加人员姓名,职务等信息给你)、几点到达、需要你这边特别准备的事项以及对方车牌号(这里呢根据情况,一般呢要是有保安或是停车扎的单位,在条件允许的情况下,要及时和本单位的后勤部门对接,将对方车牌告知,以方便对方能够顺利的进入你单位),最后就是,把你单位的地址或是定位及见面的会议室告诉对方。

在以上工作都确定了之后,那接下来就是你逐项开展准备工作。

首先,是确定你单位的参加人员,并告知此次会见的主题及需要他准备或是做的事项。

其次,是对会场的准备,座牌、投影、茶水等其他服务工作提前准备并安排好。

最后,等这些都做完了后,你要及时和你的领导进行汇报,将对方情况,时间及你的准备情况作一一汇报,没问题后,那就等着对方到达。

二、迎接工作

在约定时间前10分钟和对方联系,确认他们的到达情况,并及时通知本单位参加人员提前到会场等候,你自己呢要提前到楼下迎接(若是非常重要的客户,一般情况呢你的领导也会参加,那你就要提前和他汇报)。

在接到对方后,你要简单的做一个自我介绍,之后带着他们到事先准备好的会议室(带路时,让对方在你的右手边)。

双方人员见面后,你要简单的做一个引荐介绍,先介绍对方的,再介绍你方的,完毕后,那么就有你们的领导开始此次会谈。

这里需要你也在会场参加,以解决一些突发或是需要你临时做的一些事项。

三、就餐工作

若是此次接待需要就餐,那么你就需要及时和食堂做好联系,并告知人数、开餐时间并准备好座签(就餐座签怎么摆我就不赘述了,大家可以网上查查)。

四、送客

会见结束并吃完饭后,你需要亲自把对方送到楼下,在对方上车并出发后,你再上楼。

五、后续跟进工作

若是会见中有议定了一些事项,需要之后进一步落实的,那你就需要做好跟踪对接事宜,并保持双方的沟通顺畅,有问题及时和领导报告解决。

以上就是接待工作简单的一个工作事项,供大家参考。


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