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会议工作规范:会议室管理、接待工作、食宿管理、礼品管理

发布时间:2021年12月23日 作者:友好会议浏览量: 82

一、会议室管理规范

制度名称:××公司会议室管理规范

第1条 为加强会议室的规范化管理,确保会议室合理有效使用,特制定本方案。

第2条 公司会议室的使用与管理均应参照本规范执行。

会议工作规范:会议室管理、接待工作、食宿管理、礼品管理

第3条 会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。如遇会议室被占用,行政办公室将负责协调。

第4条 会议室由行政办公室派专人管理。各部门若需使用,需提前向行政办公室提交申请,由行政办公室统一安排。

第5条 一般情况下,会议室按照申请的先后顺序使用。特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。

第6条 如部门或个人临时取消会议室的使用申请,再使用时需重新申请。

第7条 部门及个人应在所预约的时间到达会议室,如超过分钟未达到会议室,行政办公室有权对会议室的使用另作安排。

第8条 参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生,禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

第9条 参会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏公物由使用单位按价赔偿。

第10条 会议室的所有设施设备,未经允许,不得带出会议室。

第11条 会议结束后,使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系,关好门窗、空调、投影仪和音响设备。

第12条 本规范由行政办公室负责制定与解释。

第13条 本规范自下发之日起执行。

二、会议接待工作规范

会议工作规范:会议室管理、接待工作、食宿管理、礼品管理

三、会议食宿管理规范

制度名称:××公司会议食宿管理规范

第1章 总则

第1条 目的

为规范会议餐饮住宿管理,提高会议服务水平,本着“热情、周到、规范、节约”的原则,特制定本规范。

第2条 适用范围

本规范适用于公司会议的食宿管理工作。

第3条 食宿原则

1.会议餐饮食宿的总经费预算,原则上不超过会议经费的 %,就餐及住宿方式可根据会议的规模和性质决定。

2.公司提倡实行自助餐制和分餐制。

第2章 餐饮管理

第4条 会议餐饮类型和标准

1.早餐。早餐原则上首选自助早餐,在特殊情况下,可选择正规早餐。

2.茶点。在会议休息时,可为与会者提供咖啡、茶及其他饮料。

3.午餐。会议中的午餐不宜过于复杂或繁琐,以免影响下午的会议安排。若为庆祝会议圆满而进行的午餐可适度丰盛。

4.晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养健康,又要考虑到出席者的口味和特色。

第5条 餐饮前准备

会议负责人应在会议开始前确定以下事项。

1.确定与会人数及餐饮禁忌。

2.根据会议经费确定餐饮标准。

3.确定餐饮时间及地点。

4.设计就餐凭证。

5.设计餐饮的座位安排。

第6条 餐饮服务

会议负责人应与餐饮部门协商提供优质的餐饮服务。

第7条 餐饮注意事项

会议负责人在为与会人提供餐饮服务时,应注意以下事项。

1.餐饮时适当照顾少数民族及会议中的年老体弱者。

2.为会议服务及工作人员预留食物。

3.做好饮水及饮料的。

第3章 住宿管理

第8条 住宿前准备工作

会议负责人在安排住宿前应准备以下工作。

1.确定与会人数、职务、年龄及性别等基本信息。

2.适当照顾长者、尊者及领导。

3.根据房间规格及会议人员信息分配住宿方案,并报相关领导审定。

第9条 会议房间的分配原则

1.住宿原则上按职务标准安排房间,除了部分嘉宾和领导外,其他与会人员的住宿标准应相近。

2.年龄较大的与会者和女性应尽量安排在向阳、通风、卫生条件较好的房间。

3.对有禁忌的少数民族应尽量单独进行安排。

4.预订住宿地点的工作一定要打出提前量,预订数量上应略有富余。

第4章 附则

第10条 本规范由行政办公室制定,并负责解释。

第11条 本规范自下发之日起开始执行。

四、会议礼品赠送规范

制度名称:××公司会议送行礼品规范

第1章 总则

第1条 目的

为规范公司会议礼品的赠送行为,使礼品赠送有据可依,特制定本规范。

第2条 适用范围

本规范适用于公司会议礼品的赠送管理工作。

第3条 礼品说明

本规范所称礼品,是指经公司批准,由行政办公室直接批量购置或定制的专门用于以公司名义对给各类会议的与会人员馈赠发送有纪念意义的物品和其他形式的商品(其他部门因工作需要定制和赠送的纪念物品不含在内)。

第2章 礼品的购置或定制

第4条 选择礼品

行政办公室在选择会议礼品时,应参考以下说明进行。

1.以纪念为主要目的的庆典及表彰大会。

行政办公室选择礼品的标准为:保存时间长,适合在桌子上或墙上进行陈列,有一定的收藏价值或使用价值,最好有一定的象征与关联意义。如订制带有公司LOGO的茶杯及其他工艺品等。

2.重要的培训、交流及总结会议。

行政办公室选择礼品应具有实用价值,且使用时间长,等同时兼顾大多数与会者的喜好,例如书写或文化用品等。

3.以福利、节假日慰问为目的的会议。

行政办公室在选择该类礼品时,应选择有一定价值,并适合家庭和个人使用,最好是家庭和个人需要的耐用礼品。

4.以促进销售及维护公司形象为目的的经销会或公关会议。

行政办公室应选择价值高,品牌著名,适合个人、家庭、办公场所使用,最好能有一定收藏和鉴赏价值的礼品。

5.其他情况说明。

行政办公室应对与会人员的民族风俗习惯进行了解,避免选择有民族禁忌的礼品。

第5条 礼品价值

会议礼品的总价值原则上不超过会议总预算的 %。

第6条 礼品审批

行政办公室工作人员制定会议礼品的赠送方案,包括礼品类型、礼品数量、礼品造价等内容,报相关领导进行审批,待审批通过后,方可购买或定制礼品。

第3章 礼品的发放及赠送

第7条 礼品的赠送原则

公司要求在赠送会议礼品时,应尽量选择统一礼品,但对重要嘉宾、客户或领导及的礼品可稍高于一般礼品,但礼品的单价不宜超过一般礼品单价的 %。

第8条 赠送礼品的时间

1.礼品的赠送时间一般选择为会议散会时,在所有与会人员离开会场时,按次序赠送。

2.重要嘉宾、客户或领导的礼品因特殊性而选择单独赠送。

第9条 赠送礼品

为保证礼品的有效赠送及发放,公司原则上要求每位领取礼品的与会人员在“礼品赠送单”上签字,行政办公室可根据会议的实际情况灵活变通。

第10条 代领礼品说明

若个别与会人员因故未能领取会议礼品,则由同行者可代为领取,礼品发放人员应要求其在“礼品代领单”上签字。

第11条 剩余礼品

行政办公室在计算礼品数量时,应计算 %的上浮,以保证礼品数量的充足。对于剩余礼品,行政办公室工作人员应进行登记,并统一保管。

第4章 附则

第12条 本规范由行政办公室制定,并负责解释。

第13条 本规范自下发之日起开始执行。

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