浅谈会务工作程序(成都会议服务公司)

发布时间:2022年1月11日 作者:友好会议浏览量: 30

会务工作作为办公室特别是文秘工作者办文、办会、办事的三大职能之一,在单位所有工作贯彻落实中起着不可替代的桥梁作用,如何加强会议工作规范化管理、提升会务效率和质量,是当下每个办公室人员必备技能。

会务工作

一、会前主要是落实各种准备工作

1.拟方案。需要开会,由部门提出,分管领导报主要领导同意后,部门牵头、办公室配合,按照领导指示拟订包括会议名称、内容、时间、地点、日程、议程、参会人员范围和人数、会议经费预算等诸多方面的会议方案。

2.发通知。会议主办部门负责草拟会议通知,报领导审签。通知时,承办人要认真负责,确保落实参会人员,不能遗漏。如需报道,由办公室联系新闻媒体。

3.备材料。由会议主办相关部门根据会议的性质、规模,准备好会议材料(包括参会人员名单、会议议程、主持词、讲话稿等),按略多于与会人数付印并装袋,并根据会议需要摆放或签到时发放。

4.订餐宿。根据会议需要和领导指示,联系好住宿、用餐地点及标准,安排好车辆。

5.布会场。办公室负责协调确定并布置会场,做好会标的制作悬挂、参会人员席签、主席台、签到台、音响设备、会场供水供电空调的保障等准备工作。

(1)制会标。重要会议联系制作会标,横幅一般为红底白字。普通会议可从节约出发,由书法水平较好的同志撰写。

(2)搞卫生。会服人员做好会场卫生清理工作。

(3)做席签。一般使用红色打印,裁成卡面大小插入倒V形透明有机玻璃台卡,确保双面不偏不斜,居于台卡正中。

(4)摆桌椅。根据会议具体情况和领导要求,摆放好主席台上和台下的桌椅。不设主席台的座谈会,桌椅摆放成长方形,如果人数较多,可在领导席的两面和对面增设桌椅。

(5)排座位。领导人数为奇数时,主要领导居中,其余领导以右为尊围绕主要领导按序排列,如:864213579;领导人数为偶数时,一般情况排列为:86421357,这是双中心的排法;在不搞双中心的情况下,宁肯一边松散,一边拥挤,主要领导仍要居中,突出重心,排列为:86421357,近来这种排序法不断出现。

(6)调音响。试好会场的话筒、音响、录音、投影等设备。另外,对有表彰、授匾、签责任书等仪式的会议,要认真策划好颁奖和签责任书等仪式的有关细节,必要时进行会前排练。

二、会中主要是做好服务

1.会场检查。会议工作人员提前30分钟到现场,检查会场灯光、音响是否正常,席位排列是否有误,会议资料是否准备好、摆放好,发现问题立即补救。

2.会议签到。会议主办部门安排专人负责签到发资料,检查与会人员报到情况,并向会议主持人报告。

3.会场照应。由会议主办部门负责引导与会人员入座,要密切注意领导的举止、眼神,领会暗示和意图,及时处理领导临时交办事项。媒体人员由办公室陪同。

4.会议记录。指定人员负责会议记录、录音和图片摄影,会议记录要尽量做到详细、完整、准确、力求忠实。录音要清晰,摄影要突出主题。

5.茶水供应。一般十五至二十分钟冲水一次。

三、会后主要是整理和总结

1.清理会场。收好席签、话筒、接线板等物品,通知相关人员撤下会标、收拾烟缸、茶杯、桌椅、清扫场地。

2.及时整理领导讲话、编发信息。

3.督查落实会议决定事项。

4.会议资料归档。会议承办部门妥善收集会议记录、文件、材料、图片等,并交办公室留档保管。

5.做好总结。会务工作结束后,办会人员要进行认直全面的总结,回顾哪些方面需要保持和发扬,哪些方面还存在问题或不足需要完善提高。通过总结,积极探索会务工作规律,促进会务工作的科学化和规范化,不断提高办会水平。

原创声明:以上文章或文稿中文字或图片涉及版权等问题,如需转载请注明来源:友好会议服公司:www.ynyhhy.com

相关推荐
  • 海量会场资源

    直连会议酒店和多样化的特色场地!

  • 高效优质服务

    1对1专业会议经理全程跟进!

  • 一站式数字化

    会议活动更全面!更高效!

  • 省钱省力省心

    自己的执行团队更放心!更省钱!

  • 友好微信公众号

    扫码添加微信客服

    立即咨询 1
    场地咨询
    0871-63522811
    周一至周日:08:30-22:00
    返回顶部