浅谈会务工作程序（成都会议服务公司）

会务工作作为办公室特别是文秘工作者办文、办会、办事的三大职能之一，在单位所有工作贯彻落实中起着不可替代的桥梁作用，如何加强会议工作规范化管理、提升会务效率和质量，是当下每个办公室人员必备技能。

一、会前主要是落实各种准备工作

1.拟方案。需要开会，由部门提出，分管领导报主要领导同意后，部门牵头、办公室配合，按照领导指示拟订包括会议名称、内容、时间、地点、日程、议程、参会人员范围和人数、会议经费预算等诸多方面的会议方案。

2.发通知。会议主办部门负责草拟会议通知，报领导审签。通知时，承办人要认真负责，确保落实参会人员，不能遗漏。如需报道，由办公室联系新闻媒体。

3.备材料。由会议主办相关部门根据会议的性质、规模，准备好会议材料(包括参会人员名单、会议议程、主持词、讲话稿等)，按略多于与会人数付印并装袋，并根据会议需要摆放或签到时发放。

4.订餐宿。根据会议需要和领导指示，联系好住宿、用餐地点及标准，安排好车辆。

5.布会场。办公室负责协调确定并布置会场，做好会标的制作悬挂、参会人员席签、主席台、签到台、音响设备、会场供水供电空调的保障等准备工作。

(1)制会标。重要会议联系制作会标，横幅一般为红底白字。普通会议可从节约出发，由书法水平较好的同志撰写。

(2)搞卫生。会服人员做好会场卫生清理工作。

(3)做席签。一般使用红色打印，裁成卡面大小插入倒V形透明有机玻璃台卡，确保双面不偏不斜，居于台卡正中。

(4)摆桌椅。根据会议具体情况和领导要求，摆放好主席台上和台下的桌椅。不设主席台的座谈会，桌椅摆放成长方形，如果人数较多，可在领导席的两面和对面增设桌椅。

(5)排座位。领导人数为奇数时，主要领导居中，其余领导以右为尊围绕主要领导按序排列，如：864213579；领导人数为偶数时，一般情况排列为：86421357，这是双中心的排法；在不搞双中心的情况下，宁肯一边松散，一边拥挤，主要领导仍要居中，突出重心，排列为：86421357，近来这种排序法不断出现。

(6)调音响。试好会场的话筒、音响、录音、投影等设备。另外，对有表彰、授匾、签责任书等仪式的会议，要认真策划好颁奖和签责任书等仪式的有关细节，必要时进行会前排练。

二、会中主要是做好服务

1.会场检查。会议工作人员提前30分钟到现场，检查会场灯光、音响是否正常，席位排列是否有误，会议资料是否准备好、摆放好，发现问题立即补救。

2.会议签到。会议主办部门安排专人负责签到发资料，检查与会人员报到情况，并向会议主持人报告。

3.会场照应。由会议主办部门负责引导与会人员入座，要密切注意领导的举止、眼神，领会暗示和意图，及时处理领导临时交办事项。媒体人员由办公室陪同。

4.会议记录。指定人员负责会议记录、录音和图片摄影，会议记录要尽量做到详细、完整、准确、力求忠实。录音要清晰，摄影要突出主题。

5.茶水供应。一般十五至二十分钟冲水一次。

三、会后主要是整理和总结

1.清理会场。收好席签、话筒、接线板等物品，通知相关人员撤下会标、收拾烟缸、茶杯、桌椅、清扫场地。

2.及时整理领导讲话、编发信息。

3.督查落实会议决定事项。

4.会议资料归档。会议承办部门妥善收集会议记录、文件、材料、图片等，并交办公室留档保管。

5.做好总结。会务工作结束后，办会人员要进行认直全面的总结，回顾哪些方面需要保持和发扬，哪些方面还存在问题或不足需要完善提高。通过总结，积极探索会务工作规律，促进会务工作的科学化和规范化，不断提高办会水平。

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