会务工作基本常识(这些你需要知道)

发布时间:2021年12月18日 作者:友好会议浏览量: 920

对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说,如何让众多的会议参与者在每一个环节诸如开会、签到、餐饮、娱乐、学习、交流等项目中得到他们想得到的东西,同时又能关注到与会者一些意想不到的情况,这些比较复杂的工作,你们真的有了解过吗?以下是会务管理知识。

会务工作基本常识,这些你需要知道

1、会议具体情况:每天下班前所有员工要了解第二天会议的具体情况,比如:地点、时间、参加人数等。会议室没有客户使用,下午就要布置好场地。联系客户进行检查,避免客户第二天发现不符合客户要求。

2、熟悉活动:主管需要再次详细把单天活动给服务员讲解一篇,可以让服务员熟悉当天活动,避免出现客户询问时,员工对会议不了解。

3、再次检查:会议开始前30分钟,服务员需要把会议室摆台再次检查,比如:话筒、开空调、灯关、投影仪。

4、待命:服务员必须在会议室门口待命,避免有客户需求,应主动提供服务。


5、茶歇准备:茶杯必须在摆台时同时摆上,在会议开始前十分钟放入适量茶叶,待客人坐后再倒开水进行冲泡,会议开始后十分钟,服务员进行第二次茶水的补充,以后每间隔二十分钟,服务员需进入会议室进行检查。宴会服务员应及时准确的满足客人的要求,如有任何困难,自己不能独立解决,应及时向当班主管汇报,由主管进行处理。

6、会议结束后:宴会主管须持账单与客户单上的费用相核对,看是否有漏项,再与客人进行确认,正确无误后到一楼咖啡厅打单,再拿账单给宴会活动确认单上指定授权签单人签名。宴会部主管应和会议主持人进行交流,了解整个会议进行的情况,以便总结出服务中的缺点与不足,下次进行改正,也可发现服务中的优点,不断总结进步。


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