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企业会务工作操作手册(从会前准备到会议总结,涵盖各方面)

发布时间:2021年12月18日 作者:友好会议浏览量: 110

一、会前工作

(一)会议确立

根据全集团工作部署或者工作需要,进而召开会议。会议主要包括年度工作会、务虚会、职代会,各项董事会会议(股东大会)、监事会会议、党委会、经营班子会议,月度例会、经营分析会、总结会、工作布置会议以及其它会议;行外政府部门、监管部门调研会、座谈会、通报会,政府、企事业单位、公司等业务洽谈会以及其它会议。

(二)会议内容及议题

根据会议性质确立会议后,会务负责人积极跟相关领导或外部单位联络员确定会议内容及议题。就例会举例,一是根据近期工作情况或年度、季度工作任务完成情况拟定会议主题,明确会议目的;二是向各子公司征集会议议题及需总行协调解决的事项,明确工作重点,着重解决工作难点,制定确保完成工作任务目标的工作措施及方案。三是草拟会议议程,并请示领导尽快确定会议时间、议程、主持人等事项。

(三)会议准备事项

确定会议的时间、地点、参会人员、议程、主持人等。督促相关部门准备好会议材料,包括会议议程、领导讲话代拟稿以及会议相关材料。

做好会议后勤保障准备工作:一是通过OA系统或电话询问后勤服务中心申请会议室相关事项;二是确保会议室音响设备、投影仪、远程视频系统、电子媒屏(会议横幅)等设备支持;三是根据参会人员跟安保部联系,酌情预留好一楼停车位数量;四是与后勤服务中心联系并通知清洁人员提前对会场进行打扫,摆放桌子、椅子、矿泉水等物品;五是与后勤服务中心对接大型会议专用电梯、参会人员用餐、座位指示牌等事宜。

(四)会议通知

会议通知的基本内容:会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议议程、参会人员以及是否需要参会人员准备发言材料等。会议确定后,会务负责人应根据会议重要程度以邮件、电话、短信等方式进行会议通知,确保参会人员知晓各会议事项。

会议通知方式包括邮件通知、电话通知、短信通知、OA系统通知、微信群通知。

1.邮件通知:确保将会议通知发送至各参会各单位及其主要负责人邮箱,并查看邮件送达状态及阅读记录。

2.电话通知:注意礼貌用语,不卑不亢,吐字清晰精准。同时记录通知的时间、接电话人员姓名。

3.短信通知:年度工作会等大型会议需通过短信平台进行会议通知及参会注意事项的温馨提示,拟好短信内容走流程后发送。关于常规会议,可根据实际情况,一般会前一天发送会议通知短信,会前1-2小时发送会议提醒短信。

4.OA系统通知:在OA系统上发布会议通知,并做好查阅记录。

5.微信群通知:在“内部工作联络群”内发布会议通知,再次提醒参会人员,确保通知到位。

根据会议要求,原则上需回复参会人员名单,并及时提醒参会单位落实参会人员名单。

(五)会务准备

会务负责人应提前做好会场布置准备工作,确保会议顺利召开,相关工作要求如下:

1.会场布置。

水牌打印需要用粉色纸张,根据统一模板(宋体加粗、150字号)(附件1)要求制作。

水牌的摆放:领导人数为单数时,1号领导在中间,2号领导在左,3号领导在右,依次类推;领导人数为双数时,1、2号领导在中间,2号领导依旧在1号领导左首,3号领导在1号领导右首,依次类推。1号领导视情况而定,接待来访客人时,为突显尊重,通常把客人作为1号领导。

会议室整体座位布置:小型、中型、圆型、大型会议室及会客室座位布置示意图(附件2)。

会前半小时再次确认水牌摆放是否正确,会议室空调是否开启,视频语音设备是否正常使用,后勤保障人员是否已经到位,录音笔是否备好以及其它布置的检查工作。

2.会议材料。

会议材料应包括:领导讲话稿和主持词、会议议程(附件3)、正式会议通知(附件4)、参会人员名单(附件5)及相关汇报材料。及时督办相关单位做好会议材料准备。对于重要会议或大型会议,会议材料原则上要在会议前一天收集完毕,并对会议材料进行逐个校对,报领导审定。需要印刷会议材料的,将材料PDF格式文件发送至印刷店打印。

3.会议请假。

请假包括口头请假与书面请假。一般性会议因事不能参加的,可跟集团领导口头请假,经得同意后报备办公室会务负责人处;重要会议及大型会议要有书面请假,按要求填写请假条,经领导签字、单位盖章后,将纸质版或扫描件报备至办公室。

企业会务工作操作手册,从会前准备到会议总结,涵盖各方面

二、会中工作

(一)会议签到

会前准备好数份签到表(附件6),并督促好参会人员签到,同时引导参会人员入座。会前5分钟仍未到会的人员,则进行电话提醒,确保参会人员到齐。

(二)材料摆放

根据参会人员数量,准备好会议材料。如领导会议材料与其他参会人员有区别,请注意摆放位置的正确及摆放时间的先后。材料摆放要整齐统一,并按照会议议程有序地摆放材料。会议记录本、水性笔等物品的摆放视具体情况而定。

(三)会议记录

由专人做会议记录。一般情况下,应进行会议录音。会议记录内容,着重记录领导的指示、部署等,参会其他人员有建设性的意见也要注意记录。同时,记录各单位需总部协调解决的各类事项,汇总成表,于会后发由相关部门反馈意见及解决方案。

(四)其他会务

在会议进行过程中,要时刻注意会场的动态,关注各领导以及参会人员的需求,需要纸笔、加水时,要动作轻快、干脆利落。

三、会后工作

(一)整理会场

会议结束后,要在第一时间整理好会场,注意回收会议材料和水牌,同时要提醒参会领导带好随身物品。会议相关材料要及时整理存档。

(二)会议纪要

会议纪要要表现出纪实性、概况性和条理性,会议的共识、决议等内容要完整表现出来,也要根据参会主要领导的工作动态进行延伸。会议记录人员要在2个工作日内草拟会议纪要,经办公室主任或副主任核稿,报分管办公室的领导审定后签发。会议纪要(附件7)一般在会后5个工作日发出。

(三)新闻稿

重要会议、领导重要活动等重要事项的新闻稿,一般提前拟好框架,待会议现场照片及主要会议内容出来后,尽快在微信平台、门户网站、内网OA发布相关会议报道。

(四)督办落实

会议决定事项及工作部署汇总成表,移交办公室负责督办工作的人员,确立督办事项,根据《督办工作制度》相关要求进行督办。要一对一落实到相关责任人,定期跟踪督办事项的落实情况,形成督办报告,及时向相关领导汇报。

四、总结经验

对会议办理过程中出现的纰漏和问题,要及时总结和归纳失误之处,并形成文字记录,吸取经验教训,杜绝再次出错。

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