会务活动中，会议费是有标准的（成都会议服务）

一

很多企业在会议费管理上，没有意识到需要制定会议费的标准，造成会议报销也是模糊的。

今天我们从《中央和国家机关会议费管理办法》 〔2016〕214号的角度，探讨会议费管理办法的思路（文末附综合办主任整理的〔2016〕214号原文下载）。

二

01 会议费具体包含哪些费用

官方：

会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

其中交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

企业可借用：

按照这个方向走，作为一般类企业，综合办筹备如发布会、或是有外宾参加的会议时，邀请的主持人、翻译，这些费用是不作为会议费具体报销支出的。

02 会议分类管理

官方：

将会议分为四类：

一类会议。是以党中央和国务院名义召开的。

二类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构，最高人民法院，最高人民检察院，各人民团体召开的。

三类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构，最高人民法院，最高人民检察院，各人民团体及其所属内设机构召开的。

四类会议。是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议。

企业可借用：

企业的会议，可以有内部和外部会议之分；

根据企业以往的会务经验，根据人数、会务级别也可以有大型、中型及小型之分；

或者按业务性，分为小型研讨会、座谈会、发布会、年中（终）总结会议等。

分类确定后，制定每个级别的会议费标准。

03 会议费开支标准

官方

会议费开支实行综合定额标准，各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准是会议费开支的上限。

分析

比如某市政机关召开了一次30人的座谈会，为期2天，那么此次座谈会的总费用为3.3万元（30*550四类标准*2），其中包含：

住宿费：2.04万（340*30*2）；

餐费：0.78万（130*30*2）；

其他费用（场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等）：0.48万（80*30*2）；

以上算法是，按照最标准的算法来计算的，但是大概率下，实际花费与各费用的定额控制有差异。

如住宿仅为260元/天，而为了一定的营销效果，会务使用了高档场地及定制的高档画册，并为参会者赠送了带有标识的文具用品，实际花费160元/人天，综合评定未超（550=260+130+160），予以报销；

若此次会议其他费用为170，则超过综合定额标准（560=260+130+170），不可报销。

本次会议，3.3万即是综合定额的标准，费用报销时候，不可多于此。

企业可借用：

会议的不可控因素很多，企业会议费标准制定时，采用综合定额的方式，个人认为亦是合理且接地气的。

04 节约会议费费用支出

官方：

会议尽量采用电视电话、网络视频等现代信息技术手段召开；

不能够采用电视电话、网络视频召开的会议实行定点管理。各单位会议应当到定点会议场所召开，按照协议价格结算费用；

未纳入定点范围，价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心，可优先作为本单位或本系统会议场所；

无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。

企业可借用：

以上全部皆可做参考。

05 会议费的报销手续

官方：

报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

企业可借用：

企业会议费用报销，可以借鉴将参会人员签到表、会议通知等纳入凭证，对我们综合办事后查阅也是比较明晰的。

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