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会务活动中,会议费是有标准的(成都会议服务)

发布时间:2022年2月2日 作者:友好会议浏览量: 284

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很多企业在会议费管理上,没有意识到需要制定会议费的标准,造成会议报销也是模糊的。

今天我们从《中央和国家机关会议费管理办法》 〔2016〕214号的角度,探讨会议费管理办法的思路(文末附综合办主任整理的〔2016〕214号原文下载)。

01 会议费具体包含哪些费用

官方:

会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

其中交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费,按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

企业可借用:

按照这个方向走,作为一般类企业,综合办筹备如发布会、或是有外宾参加的会议时,邀请的主持人、翻译,这些费用是不作为会议费具体报销支出的。

02 会议分类管理

官方:

将会议分为四类:

一类会议。是以党中央和国务院名义召开的。

二类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体召开的。

三类会议。是党中央和国务院各部委、各直属机构,最高人民法院,最高人民检察院,各人民团体及其所属内设机构召开的。

四类会议。是指除上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议。

企业可借用:

企业的会议,可以有内部和外部会议之分;

根据企业以往的会务经验,根据人数、会务级别也可以有大型、中型及小型之分;

或者按业务性,分为小型研讨会、座谈会、发布会、年中(终)总结会议等。

分类确定后,制定每个级别的会议费标准。

03 会议费开支标准

官方

会议费开支实行综合定额标准,各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准是会议费开支的上限。

分析

比如某市政机关召开了一次30人的座谈会,为期2天,那么此次座谈会的总费用为3.3万元(30*550四类标准*2),其中包含:

住宿费:2.04万(340*30*2);

餐费:0.78万(130*30*2);

其他费用(场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等):0.48万(80*30*2);

以上算法是,按照最标准的算法来计算的,但是大概率下,实际花费与各费用的定额控制有差异。

如住宿仅为260元/天,而为了一定的营销效果,会务使用了高档场地及定制的高档画册,并为参会者赠送了带有标识的文具用品,实际花费160元/人天,综合评定未超(550=260+130+160),予以报销;

若此次会议其他费用为170,则超过综合定额标准(560=260+130+170),不可报销。

本次会议,3.3万即是综合定额的标准,费用报销时候,不可多于此。

企业可借用:

会议的不可控因素很多,企业会议费标准制定时,采用综合定额的方式,个人认为亦是合理且接地气的。

04 节约会议费费用支出

官方:

会议尽量采用电视电话、网络视频等现代信息技术手段召开;

不能够采用电视电话、网络视频召开的会议实行定点管理。各单位会议应当到定点会议场所召开,按照协议价格结算费用;

未纳入定点范围,价格低于会议综合定额标准的单位内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训中心,可优先作为本单位或本系统会议场所;

无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议,原则上在单位内部会议室召开,不安排住宿。

企业可借用:

以上全部皆可做参考。

05 会议费的报销手续

官方:

报销时应当提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、定点会议场所等会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。

企业可借用:

企业会议费用报销,可以借鉴将参会人员签到表、会议通知等纳入凭证,对我们综合办事后查阅也是比较明晰的。

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