如何选择适当的会议场地(成都会议服务)

发布时间:2022年1月15日 作者:友好会议浏览量: 18

会议的成败,场地的选择相当重要,应如何选择适当的会议场地,以下6个基本步骤都需考虑进去:

  1. 确定会议目的。2. 确定会议形态。3. 决定实质上的需求。4. 考虑与会者的期望。5. 选择何种会议地点与设备。6. 评估选择的正确性。

针对这6个步骤,兹将有关内容说明如下:

一、确定会议目的

大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的;少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动,如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望,因此在考虑场地前要先了解清楚。


二、选择会议场地的工作清单

先列好工作清单,知道你在选择场地时需要注意哪些事项,如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

地区

1.费用(成本)与便利性。

2.是否邻近机场。

3.轿车或出租车是否足够。

4.充足的停车空间。

5.如果需要,接送交通工具是否充足,费用情况。

环境

1.当地有何观光点。

2.购物。

3.休闲活动。

4.天候状况。

5.环境是否良好。

6.餐厅。

7.当地治安是否良好。

8.社区经济状况。

9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够,如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

设备

1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2.大厅(lobby)是否整洁,吸引人。

3.报到处是否容易找到: 1)是否有足够房间供工作人员使用。 2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。 3)接待处的人力是否足。

4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5.询问处是否全天候有人值班。

6.立即回复有关电话询问,尽速转送留言。

7.对客人的服务: 1)药房。 2)礼品店。 3)柜台服务。 4)保险箱。

8.舒适、整洁的饭店住房: 1)家具是否完好。 2)现代化冲浴设备。 3)充足光线。 4)足够的衣橱空间与衣架。5)烟雾警示器。 6)火灾逃生资料是否清楚。

7)冰箱和小酒吧。 8)走道是否整洁,包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。 9)是否在每层楼有冰块和饮料。 10)电梯服务。 11)标准房与豪华房的大小。

12)是否有特别楼层提供特殊服务。 13)豪华套房的数量与形式,客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。 14)订房的程序和方法。

15)房间类别,如高楼层或低楼层,面海景或面山景。 16)每一种类别的房间数。 17)有多少房间数可以使用,如果需要,对早来晚走的与会者如何处理。

18)会议房价与一般房价如何。 19)何时能提供确定的会议房价。20)是否需要保证数量与订金。 21)进房与退房的时间。 22)什么时间取消已预订的房间。

23)付款方式。 24)接受哪几种信用卡。 25)万一取消订房,退款方式为何。

三、会场空间

1.会议室尺寸(面积)。

2.当会议室做不同座位安排时,其容量如何。

3.会议室隔音设备是否良好。

4.电源开关、冷暖气控制是否单独分开。

5.会议室的音响效果,是否有良好音响系统。

6.固定设备如黑板、银幕和家具。

7.障碍物如圆柱。

8.视听设备: 1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。 2)会议室天花板高度。 3)是否有装饰灯架。 4)装饰的镜子是否会反光。 5)是否有窗帘遮住窗户光线。

6)电源控制位置。

9.火灾逃生口。

10.公共区域是否整洁。

11.相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。

12.房间和公用电话是否很方便。

13.洗手间数量、位置,是否干净。

14.衣帽问数量、位置。

15.其他服务: 1)足够空间放置家具和器材。2)良好光线。 3)很容易让与会者找到。 4)足够的电源插座。 5)安全性。

16.设备:1)桌子:①1.83米宽x 2.44米长。②一般教室桌宽38.1~45.7厘米。2)椅子:舒适并适合较长会议使用。3)舞台:①不同高度的舞台 ②有地毯和铺裙边的舞台。4)讲台:①站立式讲台。②有灯光的讲台。5)黑板和布告栏。 6)指示架。 7)废纸篓与垃圾桶。 8)照明灯与辅助灯设备。9)灯光控制盘。 10)报到台。 11)麦克风。

四、餐饮服务

1.公共区: 1)清洁与外观。 2)备菜区是否干净。 3)在最忙时段是否有足够人力。4)工作人员态度。 5)有效、快速的服务。 6)各式菜单。 7)价格范围。

8)预订的方式(reservationpolicy)。 9)是否可能增加食物放置区域(如走廊)作为早餐或简单午餐的场地。

2.大型活动:

1)费用(成本)。

2)创意性。

3)质量与服务。

4)多样菜单。

5)税和小费。

6)在活动前要求涨价。

7)特别服务。

8)特制菜单。

9)提供主题宴会(theme party)的建议。

10)独特的茶点。

11)素食和节食者的食物。

12)餐桌布置。

13)舞池。

14)宴会桌的尺寸。

15) 8人座/10人座。

3.店的规定:禁止服务时段。

4.现金交易酒吧规定:

1)调酒师费用和最低计费小时。

2)出纳人员费用。

3)点心价格。

4)保证数量规定。

5)何时需要提供保证数量。

6)准备的份量超过保证,数量的最大极限。


原创声明:以上文章或文稿中文字或图片涉及版权等问题,如需转载请注明来源:友好会议服公司:www.ynyhhy.com

相关推荐
  • 海量会场资源

    直连会议酒店和多样化的特色场地!

  • 高效优质服务

    1对1专业会议经理全程跟进!

  • 一站式数字化

    会议活动更全面!更高效!

  • 省钱省力省心

    自己的执行团队更放心!更省钱!

  • 友好微信公众号

    扫码添加微信客服

    立即咨询 1
    场地咨询
    0871-63522811
    周一至周日:08:30-22:00
    返回顶部