大型会议的预算那些事儿(昆明会议服务)

发布时间:2022年1月15日 作者:友好会议浏览量: 124

对于企业来说,任何一场活动都是有预算的,根据活动的性质其预算的计算方法也是不一样的。今天西安会议策划公司——尚菲文化就来教大家如何做好一场会议的预算,希望能帮到大家。

通常一场会议的预算大致分为这几大类:交通费用、会议室的费用、住宿费用、餐饮费用,计算的时候将这几大部分叠加起来就可以了。下面小编就结合这几大部分来详细说一下:

「盘点」大型会议的预算那些事儿

1、交通费用

(1)出发地到会议地:主要包含航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头到住宿地的交通费用。

(2)会议期间的交通费用:包括会务交通费用,即住宿地至会议目的地、会议目的地到餐饮地点、会议目的地到商务交际场地的交通费用、商务考察交通费用以及其他与会人员可能产生的预定交通费用。

(3)送别交通与返程交通:主要包含航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

2、会议室的费用

(1)会议场地租赁费用:通常会议场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔,然而一些非常规设施并不包含在内,需另外加费,如投影设备、临时性的装饰物、展架等,或者要加装非主席台发言线路等。

(2)会议设施租赁费用:这里的会议设施指的是一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。这些设备在租赁时大多要提前支付相应的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持和维护费用。西安会议策划公司提醒大家,根据会议类型、性质、规模以及与会人数,对会议设施的要求也不一样。因此执行人员在租赁前一定要与会议厅的工作人员沟通好,对这些设备的相应功效参数作出具体要求,一般可咨询专业的会议公司,以免到时候花了钱结果租来的设备不符合要求。同时,有的会议设施的租赁费用是按其品牌、产地及新旧程度来计算的,大家在租赁时一定要询问清楚,以免花了冤枉钱!

(3)会场布置费用:一般来说,会议布置费用时算在会场租赁费用内的,当然了,有别的要求要和会议公司提前沟通。

(4)其他支持费用:这些费用通常包括:广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。建议大家找一家专业的会议公司将这些服务整包下来,可以省不少钱,而且沟通起来也少了很多麻烦!同样的,每一项服务的具体要求也要和会议公司提前协商好。

3、住宿费用

正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关。比如是否提供客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等作为会议主办方同样应该提前了解酒店关闭或者开放的服务项目及范围。

注意:有的住宿费用是要另外加收政府税金的,因此要提前了解。同样的,找一家专业的会务公司通常能获得不错的折扣,这样下来也能省一部分钱!

4、餐饮费用

餐饮费用同样由会议性质、规模、与会人数决定。

(1)早餐

一般会议早餐是自助餐形式,也可采用围桌式就餐,费用按人数计算,但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则酒店或餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算,而改为按预定人数收取费用。这一点大家一定要注意到。

(2)中餐和午餐

中餐与午餐同样采取人数预算方式——自助餐形式;按桌预算——围桌式形式。如果会议主办方希望酒水消费自行采购而非由酒店提供,酒店可能会收取一定数量的服务费用。

(3)酒水与服务费

如果选择在高星级酒店餐厅就餐,餐厅通常是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常会加收大约15%的服务费用。

(4)会场茶歇费用

这部分费用也是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合等。承办人告知的茶歇价格通常包含服务人员费用。假如主办方需要非程序服务,需要另外加费。一般茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

(5)联谊酒会或舞会

联谊酒会/舞会的预算可能会比单独的宴会复杂些,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但是酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,预算可能会需要比较长的时间去确定。

(6)视听设备

如果会议在室内进行,这一项可以忽略不计。室外的话,则预算费用主要包括:视听设备本身的租赁费用(一般按天计算);设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用;音乐源(主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办方最好自己提前准备好)。

(7)演员和节目

如果涉及到这一部分,通常可以选定节目后按场次计算,预算根据节目表演难度以及参与人数来决定。如果在适宜地点有固定的演出,预算根据观看人数决定(专场或包场除外)。其他点心、水果及调制色酒。这部分费用建议咨询专业的会务公司。

5、杂费

杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。这部分的预算不太好算,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

大型会议的策划和执行具有任务多、事务杂、签到难、协作烦、统计难等等难点,西安会议策划公司——西安尚菲提供一套专业的全流程解决方案,贯穿会前、会中、会后,为会务组节省心力、提高效率,并优化参会者的参会体验。

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