大型会议办会指南(成都会议服务公司)

发布时间:2022年1月24日 作者:友好会议浏览量: 103

为了保证各场会议顺利进行,以便后期各项会议正常有序推进,结合日常办会基本流程,小编汇总了各类型会议办会指南,这里以宣讲类办会流程为主,供大家参考。

一、会前准备工作

1.制作通知,确定办会主题,参会范围、主持人、参会时间、参会地点、提前联系预约会议场地、授课人等,制作完成后报相关领导审阅。

2.确定办会主题后,第一时间着手主持提纲撰写,并确定会议主持人。

3.联系讲课老师,确定授课费用、授课时长、接送问题、PPT内容(要不到内容的情况下一般要确定授课大纲,牵扯到写主持稿)、就餐问题(食堂就餐需提前联系食堂预约并问清餐费)一般为工作餐标准,严禁超标准。

4.发通知顺序,先呈送单位领导(领导未在单位的,及时电话或者短息告知),并发各部门。

5.申请接送领导及讲师的车辆,单位有专用车辆的登记即可。

6.桌签(联系会场服务人员准备打印)。

7.按照参会人员,布置会场,确定会场座椅。要注意桌签摆放顺序,不清楚的请教单位办公室老员工或办会部门领导。

8.联系外宣部门做好会议宣传报道。

9.会前调试讲课用的设备,包括扩音器、电脑、大屏幕、话筒等;需要远程视频连线分会场的,及时联系运维人员调试完毕。

10.根据需要制作会场主题ppt背景板,并提前投影播放。

11.确定签到地点、签到表、签字笔、口罩、党徽等。

12.开会当天提前一小时到场检查布置情况,不妥当之处及时联系会务解决。

13.再次调试相关设备,确保万无一失。

二、会中工作

1.参会人员到场后,首先请其签到,签到后引导到相应位置就坐。

2.讲师如自带电脑,需要重新调试的,及时联系会务人员进行调试。

三、会后工作

1.提前确定陪同讲师就餐人员,并送参会领导及讲师到指定地点就餐。

2.会场结束,准备收尾工作。

3.餐后送讲师回指定地点。

4.会议结束,注意收集本次活动相关资料,以备后查。佐证资料收集内容:会议通知、签到表、简报、宣传报道情况等。

5.可根据情况,向上级报送活动简报。

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