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如何组织大型的学术论坛、学术会议?(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年1月24日 作者:友好会议浏览量: 377

对于有共同研究领域的学者们来说,召开会议是学者交流各自领域最前沿思想的最佳方式。但想要筹划举办一场大型的学术会议并不是一件容易的事情,会前需要考虑许多东西,例如会议主题、会议举办地点,会议规模预算费用、会议嘉宾等等,这些都需要前期做足准备。而学术会议是一种交流、互动的会议,因此参会者往往都会将自己的研究成果以学术展板或报告的形式展示出来,使得互动交流更直观、效果更好。因此这种学术会议必须要严谨不出错,下面就会议筹备及举办的流程详细讲一讲。

大型会议活动细节多,不会做?看完这篇就会了

▎会前准备Preparation

1、拟定会议计划:

①拟定会议主题、地点、规模等,确定主讲人和嘉宾。做出会议经费预算和筹资方案,您应该至少提前八个月开始计划会议的早期阶段,如果会议将有很多参与者或范围很广,则甚至应该更长。

主题:较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献,能引起参会者的听会兴趣,有利于达到举行会议的目的;

地点:参会者容易找到,交通便利,有学术交流的氛围,学校交流中心或者市中心临近地铁的酒店会议室(酒店需提前沟通预定);

主讲人:行业知名专家,有较高的学术地位或是有较高的协会职务;会前和讲者沟通,确认需要他重点讲解的内容。

②确定会议日期、日程。

日期:会议日期尽量安排在4/5/6月,或10/11/12月,一方面利于留足时间进行会议宣传,另一方面利于参会者安排出差时间参会。

③会议细节及注意事项。

餐饮:根据合规和会议预算定制不同的餐标,提前确认好菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,餐厅布置。注意参会用餐人员的宗教信仰,是否有清真、伊斯兰教、回族、素食主义者等;

住宿:分房单间、VIP单间的预留,标间客户的分配。房间内的安排设置,放置水果、欢迎信等;

接送站:制作接送站表,参会人员信息,具体到达离开时间,航班班次;

用车:根据到达离开时间及人数安排车型。

④成立会务组,明确会务分工。

2、会议官网:

①搭建会议官网:会议内容信息填充,搭建会议官网,如无官网及相关技术人员,可直接使用会议平台(能一站式注册、投审稿的平台,如MeetConf)。

②若会议需要征稿,确定征稿范围、征稿周期、出版源和审稿人。会议官网上发布征稿信息和征稿邀约。

③专家储备:邀请并确定技术委员会、重要嘉宾等。

3、会议推广及通知:

①会议宣传,通过多种方式邀请参会人员,告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题、征稿范围及方式等。

②注册及投稿跟进。

③在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。

④第二轮通知/正式通知及回执(包括会址、交通、报道及接站方式、参会证明、住宿要求、是否大会发言、会议壁报准备等等)。

4、临近会议准备工作:

①准备会议资料。

会议审稿,录用缴费通知,开具参会及投稿发票。确定参会人员名单;

编辑出版论文集(包括投稿论文、讲座论文等);

确定开幕式议程、开幕词或致辞稿代拟稿;

编制会议指南(包括会议日程、代表须知等);

准备会议纪要和通讯录。

②准备会场标识和设备。

参会代表证、会议背景幕布、指引标志(会议和就餐)、横幅、海报、会议日程(报到处)、壁报、参会人员签到表、会议指南会议手册等;

会议设备租赁:LED屏、电脑、鼠标、投影设备、直播录播设备。

③布置会场。

a.排定会议座次。

会议室:与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好,会议室温度及灯光能调节 ;

参会人数:确认参会区域、VIP嘉宾座位及座签。

b.布置环境。

茶歇:水果点心,数量按照参会人数的2/3安排即可;

仪器:电脑、投影机、光笔、无线话筒;

桌卡:讲者、大会主席 ;

引导牌:带有箭头的引导牌;

挂旗/横幅:和大会主题相关的 ;

会议工具:资料、本子、笔、袋子(数量与参会人数一致) ;

奖品:备有会议提问及有奖问答的奖品。

c.检查并配置电化设备。

▎会议进行中conference

1、会议报到:

①接送站/机。

接站/接机:和嘉宾确认车次和航班
送站/送机:临近会议结束与嘉宾确认离开时间,车次/航班信息

②现场签到。

③发会议材料,安排住宿。

房卡及胸卡的发放,根据实际情况设置签到台或者是交予负责人 ;

叫早服务:每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间。

④通知有关事项。

2、会场组织:

①接待嘉宾引导其到正确的位置上。

②会场巡视。

保证会议主持人、发言人到位;

照相、会场灯光、音响的调控;

为演讲者及会场参会人员照相。

③调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助。

有奖问答设置:让演讲者得到休息,同时调动参会者的积极性、参与性,给与思考时间和解答时间,达到学术交流的目的。

④会议记录。

3、会议生活服务:

及时订购嘉宾回程票, 分发会议代表通讯录;

检查住房设施, 征求膳食意见;

主桌安排:可以放置鲜花等做标识

代表分散入座:最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户

上菜:注意督促服务员的上菜速度

酒水安排:之前和服务员确认好放置的种类和数量;

会后学术交流及参观。

▎会后安排 Post-conference

1、整理会议文件:

整理会议记录, 形成会议决定(简报、纪要),写总结向上级汇报情况或发布, 将会议材料分类、立卷、归档。

2、送别会议嘉宾:

根据返程时间安排车辆, 发放会议照片及资料,讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容,结清会议费用。

3、会后工作:

结算会议开支费用;

归还会议租赁物品,收拾会场。

4、出版物邮寄:

提交论文出版,向作者发送电子刊物或邮寄纸质刊物。

相关提示:

事先询问讲者,他们是否需要其他设备来演讲,例如讲台,大屏幕或电脑,如需要提前拷贝PPT。

准备菜单时,请确定您的任何会议参与者是否有特殊饮食要求。

设置会议室时,请考虑会议的目的,并提供礼堂式座位或带桌子的座位以做笔记。

当您比较场地的价格时,还要询问食物,水,饮料等的价格。这些价格可能非常昂贵。

这就是如何组织大型的学术论坛和学术会议的知识啦,你学会了吗?赶紧在下方评论,有什么问题随时和我们交流哦!

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