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会议服务的主要内容有哪些?过程中应该注意什么问题?(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年2月8日 作者:友好会议浏览量: 681

会议任务多,环节多,不小心可能会出现疏漏和失误。在工作中弄清会议工作流程,可以使复杂的会议工作简洁、明了、高效。


1.规划会前准备会前准备是做好会议的基础和前提。我们要认真协调会议的整个过程和每一个环节,对可能出现的问题提前做好规划。
(1)制定会议计划是组织会议的总体安排,主要包括会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、主要议程、会议任务和职责分工等。会议方案要简洁、具体、清晰,可操作性强,必须报相关领导批准。会议计划确定后,主办部门应召集各相关部门召开会议工作协调会,协调各部门按计划要求落实各自职责。

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(二)明确任务在会议筹备阶段,主要有以下任务:
1。起草会议通知。通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报名时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表述准确、组织清晰、简明扼要,特别是时间地点要明确,时间一般要注明年、月、日,不宜使用“明天”、“后天”等容易混淆的词语:会议地点要准确到具体楼层和门牌号,如XXX办公楼六楼第三会议室。
2.发布会议通知。通知会议的方式有很多,比如电话、短(微)信、书面和内网邮件。根据情况可以同时使用一种或多种方式。通知一定要注意:一是保密,机密会议不能通过短信或微信发布。二是负责确保会议通知及时送达参会人员。对于书面通知,应制作签到登记表,并在每份通知上签字确认。通过电子邮件发送,采取持有收据的方式。通过短信或微信发送,应要求接收方及时回复。
3.实施参与者。收集会上请假人员名单,必要时核实请假情况。对参会人员名单进行认真核对,确保无出入,打印书面请假人员名单,及时上报领导或会议主持人。
4.协调参加领导。根据会议要求,通过面对面汇报、电话、短信、微信等方式邀请领导参会。重点提醒领导会议时间、地点、主要参会人员(部门)、议程等。会前一小时左右以适当的方式提醒领导会议时间。
5.预订会议室。会议时间确定后,应立即联系后勤、物业等会议室管理服务部门,预订会议室,并请物业服务人员协助做好清洁、摆放桌椅等前期准备工作。如有其他单位人员参加,提前制作引导卡。
6.编写会议说明。对于省级业务工作会议、全行干部职工代表大会、年中工作会议等大型会议,需要编制会议说明,会议说明的编排要用词准确、表述清晰、周到简洁。主要内容包括:会议纪律要求、日程安排、作息时间、参会人员名单、团体名单、住宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。
7.制作会议文件。根据会议需要,制作代表证、出(列车)席证、通行证卡、工作证、车辆通行证等证件。制证应结合会议主题和内容,遵循美观、大方、经济的原则,易于识别,便于管理,有利于安全。
8.场馆布局。主要指裙房及附属设施的布置。总体要求规范、和谐、庄重、大方,与会议主题和内容相一致。一是合理安排主席台。T

如果需要放音乐,提前试一次,最好备份一下,确保万无一失。检查场馆内灯光是否损坏,如有损坏需提前维修更换;提前做好摄像头和麦克风供电准备。有投影演示时,提前预览,根据需要调整灯光。

1/3会前服务
1。与会议组织者讨论会议的初步计划。
2.我们山庄为会议主办方提供会议报价:(1)前往会议举办城市所需的机票、火车票的交通信息。(2)会议住宿酒店房费及会场信息。(3)机场、火车站接机安排。(4)酒店迎宾横幅、引导牌、值机台、水牌布置方案。(5)会议流程计划。(6)会后行程安排。
3.与主办单位确定方案,签订合同,预付定金。
4.制作会议代表和嘉宾的徽章和代表证书。
5.展板、展架、条幅生产。
6.为会议运输和托运各种用品。

2/3会期服务
1:会议组:会议组工作人员的工作安排和分工要求。
2.机场接机:机场、车站接机服务由专人负责。
3.酒店接待:会议室有迎宾调幅、迎宾标志、值机台、指示牌等。
4.酒店入住:客人入住,发放房间钥匙、会议资料、餐卡、徽章、礼品,登记回程票、火车票,会后差旅登记,收取会议费用等。
5.会议住宿:确认客人入住房间,询问是否有特殊要求。
6.会议地点:检查条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮料等。
7.会前准备:准备会议所需的会议资料和会议用品。
8.会议餐饮:就餐时间、就餐标准、特殊客人(回族)的确认
9。会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐场所的确认。
10.会议照片:会议代表拍照,拍照。旅游行程、住宿、交通、餐饮、导游和保险服务。

3/3会后服务
1:结账:提供会议期间发生费用的详细情况和说明,并指定专人与客户核对结账
2:资料:会后收集资料,根据客户要求制作会议通讯录、花名册和摄像资料。注意事项会议服务是一项系统工程,需要主办方、会议服务公司和嘉宾的积极配合和协调,才能取得会员托管的良好效果。

原创声明:以上文章或文稿中文字或图片涉及版权等问题,如需转载请注明来源:友好会议服公司:www.ynyhhy.com

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