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会务服务标准及流程-会议知识(成都会议服务公司)

发布时间:2022年2月9日 作者:友好会议浏览量: 501

无论举办什么类型的会议,都离不开会议现场服务。可以说,会议现场服务是整个会议的基础工作,如果这部分工作做得不够到位,就会让人产生出会议举办方对活动不够重视的认知,从而影响到企业形象的建立。
所以会议现场服务对于一场会议来说极为重要,应该引起会议举办方的高度重视。而会务服务是一门学问,现在市面上也有很多关于会务服务的课程。加强会议服务能有效树立企业形象,那么会务服务标准及流程有哪些呢?快来和杭州会务公司小编一起来看看吧。

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会务服务标准及流程

一、会务服务标准
1、会议桌、椅摆放要整齐,在一条直线上。盖杯要放在杯垫上,摆在座位的右上方,杯把朝右侧,摆放位置要求在一条直线上。烟缸三位共用一个,摆放时与杯子成一条直线。
2、会议开始前半小时,备好充足开水、调试音响,开启照明、调节空调温度(灵活控制)。
3、检查台形是否符合要求,台面要整洁,各种用具干净、齐全,摆放符合标准。
4、根据客人要求,将指示牌放在特定位置。
5、服务员于开会前30分钟,精神饱满地在门口等候。VIP会议于会前1小时到岗,精神饱满地在门口迎候。
6、水牌引导,迎送服务(电梯间、会议室门口由会服人员引导)。
7、当客人来到会议室时,会服人员应礼貌热情地向客人问好:“您好,请进!”,并以手势示意,请客人进入会议室入座。
8、先到达的客人入座以后,服务员从客人右侧提供茶水服务,会议期间提供茶水服务从主席台或领导开始。
9、会议室更换烟灰杠的频次为:每半小时左右为客人更换一次。
10、会议添加茶水频次分别为:会议开始阶段每15分钟添加一次茶水,会议中期阶段每20分钟添加一次茶水,会议尾期阶段每20分中添加一次茶水。
11、添加茶水、更换烟灰杠时应注意:尽量不打扰客人开会,物品须轻拿轻放;询问客人时,音量要控制在最小,以免打断会议的正常进行;特殊情况可按客人要求服务。
12、会议结束时,服务员应站在门口,微笑着向客人道别:“您慢走(各位慢走),再见!”,并请会务组人员签单。
13、将会议用具、设备整理好,关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门,物品复位。
 
二、会务服务流程

(一)会前服务准备
1、接到会议通知后,根据会议名称、性质、时间、与会人数、级别及布置要求确定台形;
2、根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等物品;
3、如有需要,协助与会负责人复印或发放会议资料;
4、通知工程部相关专业人员对会议室的音响、麦克、投影仪、幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试;
5、会议开始前半小时检查各项准备工作是否到位,物品摆放合乎标准,各种物品摆放整齐;
6、会议开始前30分钟,会服人员要在会议室门口迎接等候与会人员。
 
(二)会议期间服务
1、与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。
2、会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务。
3、会议休息期间,要尽快整理会场,补充和更换各种物品。
4、会议期间,设备出现问题要请工程专业人员及时处理。
5、会议期间,会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。
 
(三)会后服务
1、会议结束时,会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道别。
2、客人全部退场后,请保洁人员协助整理会议物品(茶杯、毛巾、果盘、鲜花等),音响设备、空调,桌椅的清洁、复位,剩余食物、水果的处理,地地毯的吸尘、清洗,物业品设备的检查(照明、水壶、茶杯等有无破损)。
3、仔细检查会场,是否有客户遗忘的物品等。
4、检查设施设备是否有损坏,并认真做好记录。
5、清洗、消毒会议用品(茶杯、茶碟等)。
6、如是新闻发布会,会议结束后,会服人员要协助客户清理会场,保证会议室设备设施的完好。
7、请会议负责人员签字确认。
 
(四)重大会议接待
1、接到业主重大活动的通知后,了解客户活动规模、时间及具体活动要求。
2、及时通知各部门做好协调配合工作。
工程部:各种设备的调试,水、电、照明等检查,空调温度,专梯服务(开专梯人员需佩戴白手套,注意仪容仪表、礼貌用语等)。
安保部:车位的安排(了解VIP车牌号、)车辆疏导,活动重点区域的安防检查,现场治安维护,做好安全保卫工作。
保洁部:重点部位的清洁绿化(活动会场、卫生间、电梯、大堂的清洁、客人有可能活动的区域)。
客服部:做好重要客户接待引导工作,在明显位置放置引导牌,相关事务的协调工作。
3、制订配合方案,批准后实施。
4、配合业主对活动现场进行协调,留存相关资料(如照相、摄像等)。
5、活动完成后进行总结,并对实施效果进行验证。
6、相关资料整理归档。

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