会议接待方案六(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年2月26日 作者:友好会议浏览量: 42

会议接待方案范文6

一、接待时间:20XX年12月4日—12月8日

二、接待地点:接送机地点:广州白云国际机场下榻酒店:广州香格里拉五星级酒店会议地点:广州香格里拉五星级大酒店会议厅
三、接待对象:嘉宾等一行人及其陪同人员

四、接待负责人员:总负责:接待办跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组

五、接待前期准备工作:
1、制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间
2、食宿安排,提前预定
3、迎接车辆安排
4、迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)
5.、相关接待人员,负责相关接待工作

六、机场接待
1、机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。
2、在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。
3、由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4、对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条……

七、酒店入住
1、确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。
2、嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。
3、进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4、如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1、由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。
2、餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。

九、会议前的筹备工作
1、选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2、会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。
4、会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

十、会议接待
1、欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2、会场整理及布置1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
3、联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员
4、领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。

十一、座谈
1、企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT)
2、技术交流(技术人员PPT讲解,互动)
3、会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)
4、拍照(依重要程度,进行拍照留档)
5、摄像(依重要程度,进行摄像留档)

十二、会后服务准备做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。

十三、会后服务会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。

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