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会议服务这六种念头要不得(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年3月8日 作者:友好会议浏览量: 94

会议服务千头万绪,形象地说,就是把许多条交错的“线”编织成一张有序的“网”的过程,无论哪个线头没有捋顺,都可能出现大的漏洞。笔者结合工作实际,总结了会议服务中不能出现的六种念头。这六种念头一旦冒出来,就要毫不犹豫地把它们“摁”住,防止被它们“带进坑里”,造成工作失误。

“以往就是这样的”

会议服务通常有惯例可循,但不能迷信惯例、照搬照抄,因为工作形势、任务和要求在不断发展变化,只有及时跟进中央最新精神,结合本地新情况新要求,以会议效果为导向,因时因地因事优化会议议程、创新会议形式、调整参会范围等,才能更好实现会议意图,避免陷入经验主义的窠臼。

比如,我们在服务省委理论学习中心组集体学习会议中,根据学习研讨主题灵活安排,有时分不同专题各有侧重交流研讨,有时邀请基层代表参会发言,不局限于围绕一个主题进行研讨的惯常做法。

“部门这么说的”

会议服务中经常要与部门沟通信息,在与一些部门交流的过程中,可能会存在经办人不掌握全面情况或“想当然”的现象。会务工作人员要炼就一双“火眼金睛”,对重要事项和关键信息反复核实、多方印证,最好找到相关文件作支撑,防止信息有误导致工作跑偏。

比如,一次在审核省委议事协调机构会议材料时,我们对一处关键内容的表述与承办部门进行了反复确认,然而在对照中央有关文件时发现,部门的提法仍不准确。如果没有追本溯源、严格把关,就很容易造成失误。

“这是个小会”

看起来规模较小的会议,也有可能让经验丰富的办会者“摔跟头”,究其原因往往是不够重视、松懈大意。

一次,服务一场只有十几人参会的专题会议,印制参会人员名单时没有坚持双人校核,会议快要开始时才发现一位参会同志的职务表述有误,匆忙修改,险些出问题。“麻雀虽小,五脏俱全”,所谓的“小会”,其流程、环节一个都不少,耗费的时间和精力也未必少,如果弦绷得不紧,很可能出现一些不该有的失误,甚至捅出大娄子。

“差不多就行”

会议服务水平体现在每一处细节上,会场主席台的设置、话筒的数量、桌椅的间距、材料的摆放等,要综合考虑会议议程、会场环境、新闻效果、疫情防控要求等多重因素,只有认真对待、反复权衡,才能达到最佳效果,不能当个“差不多先生”,这样也行,那样也行,导致最终服务效果不行。

比如,有一次在高校召开专家学者座谈会,现场查看会场布置时发现了桌椅摆放过密的问题,想着对会议整体效果影响不大,就没有作出调整,没想到开会时就出现了参会人员桌签易碰掉的情况。

“到会场再说”

会务工作环环相扣,牵一发而动全身。有时看似一个小变化,带来的是连锁反应,作出调整的时间往往超出预期,要是抱着时间还早等到了会场再说的念头,“来得及”可能就会变成“来不及”。

一次服务省委常委会会议,一名与会同志临时请假,工作人员认为变化不大,可到会场再作调整,没想到现场电脑发生故障,调试许久才打印出新座次表和参会人员名单,急出一身汗。

“不会这么巧吧”

在会议服务过程中,对某一个事情有疑虑,但心想不会这么巧吧,没有想办法消除,而刚好在存疑的地方出现了纰漏,“就是这么巧”。

一次,会议时间临时调整,电话提醒参会人员“9点按时参会”,一位同志听成了“9点20参会”,多亏他又回电话确认,才发现了这个“巧合”。当时我们也担心电话通知可能导致信息失真,又想着也许是多虑,没有再发短信确认,差点造成差错。这也提醒我们,“巧合”总是在不经意间发生,必须时时处处留意

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