如何选择会议活动场地?(成都会议服务公司)

发布时间:2022年1月10日 作者:友好会议浏览量: 26

会议是经济的晴雨表。


近年来,在经济增长的强劲势头下,以会议为主营业务的酒店应运而生,为企业和组织提供具备各类会议、展览的接待,以及配套的住宿用餐服务。据会议预定平台会小二“2018年中国会议MICE市场互联网发展报告”显示,2017年会议消费构成中“房+餐+会”的预算金额比例就已超过50%,比前年提高8.4%。


但是,当前不少会议型酒店还存在专业程度不高、设施落后、人才缺乏等问题,整个市场良莠不齐,对企业、组织的会务场地选择是一个挑战。正确选择会议场所,可以帮助企业、组织规避后续事项进行中的无数个问题。

哪些会议可以在酒店进行


对于企业来说,所需举办的会议绝大部分自带“商务特性”,与会议型酒店相性贴合;而对于各类组织来说,因目的和形式的差异较大,在挑选会务场地时,不仅要考察酒店空间是否符合会务需求,也要思考其会议内容形式与酒店气质的匹配度。为提供参考,我们列举了以下几种适合在酒店举办的会议活动。


首先是针对某行业领域,或某主题的需要集中场地进行交流、研讨的会议。这一类会议特征通常为专业性强、较为高端,对场地的需求通常仅需要类学院派的教室,按需配备桌椅,多媒体设备等。


企业培训会议是最贴合的,大部分酒店都有为其特意建造的配套会议厅,下至50人,上至500人的会议厅都可以提供。并且在多场企业技能交流和知识传授课程之间,酒店还可以提供餐饮及住宿,一体化的服务让当今越来越多的企业培训落地于酒店,为员工提供舒适且有效的专业培训,既能解惑,又能“解渴”。


除了企业培训会议,行业研讨会、行业论坛、高端峰会、发布会等会议都非常适合被搬到酒店。会议所需的相对安静封闭的招待场所、分会场、多媒体设备、视频直播设备等酒店都可以提供;并且酒店“高端”、“专业服务”的气质能够有效为此类会议活动加分,因此酒店可谓是交流研讨会议的首选。

其次,酒店同样适合需要结合会议及玩乐的活动。这一类活动除了需要用到会议室外,还需要有提供食宿、提供个性化娱乐空间的场所,酒店也可以实现。


企业或组织年会会议经常会放在会议型酒店内举办,围绕企业或组织总结一年的运营情况、通过美食、团建活动鼓励团队士气展望未来,因此会用到酒店的宴会厅和会议室,以及一些个性化空间进行团建,如团队游戏等。除此之外,一些企业组织奖励性质的休闲度假也会考虑在酒店进行,度假会议一般会选在城市市中心交通便利的地方,以边度假边召开会议的形式,来奖励、表彰工作出色的员工。

另外,会议型酒店也可以被用来承办一些特色展会展览。这类型展会展览通常需要一块舒适安静的空场地,但又不像大型展会一样需要自行搭建场地。展会展览的规模通常不大,大部分在100-500平方米之间,酒店不仅可以提供这样的空间,还可以按需提供相关的服务,如会场控制、展览布置等等。因此,订货交流会议、商务公益活动等可以在酒店开展。

如何选择会议型酒店


古往今来,会议主办方对于会议场地的考量通常是根据会议形式、内容、性质等等多方面决定的。比如在战争年代,领导人们选择会议地点的条件中最重要的一点是足够安全并保密。第一次国内革命战争失败后紧急召开的八七会议因足够隐秘,会议地点众说纷纭,中国革命历史博物馆在展览中错把其说成九江召开,连周恩来也误认为是在武汉召开,最后亲历者邓小平肯定了会议的召开地点是汉口。


而在21世纪,企业和组织举办会议的考量条件应该是什么?


第一要素肯定是会议型酒店所在地点。相关调查显示,会议策划者倾向于将会议场地安排在城中酒店、郊区酒店、机场酒店、风景区酒店等地,且一般企业或组织会议通常会选在大城市举办。


城中酒店交通发达,且赋予参会者更多在休闲时间参观城市风景、购物的机会,适合高端峰会、发布会等需要集合不同组织、不同人员的场合。比如百度世界大会,该活动全方位展示百度公司的创新技术、产品与服务,为用户描绘了科技蓝图。这样高端的活动几乎每年都在北京中国大饭店展开,因为它位于北京商务中心区,每年接待高级政务、商务客人上百次,承办的大型会议等国际商务活动数百场,有"第二国宾馆"之称。


郊区酒店虽然地处偏远,但更容易引领参会者进入专注的氛围,且性价比高,这类会议型酒店适合企业培训等会议,无需出门,企业在酒店内部即可完成为期几天或几周的培训,“房+餐+会”一体化给予培训者良好体验。比如易沃至尚酒店,作为上海嘉定的地标性建筑,20+培训/会议空间及500+特色客房,不同会场和房型可以满足各类培训、会务的需求。


机场酒店交通相对来说没有城中酒店发达,但适合从其他城市来的参会嘉宾入住参与培训;风景区酒店重旅行轻培训,适合企业团建或度假会议。每一种会议型酒店各有优劣,企业组织可以根据自己的需求选择。

第二个要素是酒店与企业组织的适配度。检验一个会议与酒店的适配度,是由非常琐碎的事情组成的,简而言之就是考核一个会议酒店的办展“软实力”和“硬实力”,更多时候需要“经验主义”。


比如初进酒店,外观、环境是否配得上会议的气质和档次?从酒店过往所承接的会务可以看出酒店的等级,不能选择过于“低级”的酒店,容易造成参会嘉宾的不适感,从而直接影响到会议的正常开展;而酒店的选择是过犹不及的,就拿前文所提到的北京中国大饭店为例,该场所高端大气、承接过许多大活动非常有办展经验,但它不适合99.9%企业组织的活动会议。


比如会议场地,场地大小是否能够容纳所有与会人员?以企业培训为例,场地配备成排成列的桌椅,以及培训员所需的舞台即可,这类会议的场地大小需达到1平方米/人,也就是说如果企业有100人参会,场地需要100平方米左右。如果是企业中层培训,或者是涉及到小互动的会场,需要人均1.5平方米;如果是企业家培训,则需要人均4平方米。另外会议场地中是否配备企业会议所需的设备,除了必备的音响、投影设备,是否有额外的电视转播、直播拍摄等设备?这些“硬实力”也是考核准则。

第三个要素是会议酒店的服务体验感。国内著名商业咨询顾问、润米咨询创始人刘润说过:“在服务业,永远没有什么叫‘能做的我都做了’,永远没有。服务,是永远的蓝海。”而一家会议型酒店的服务是否齐全、是否贴心是企业组织需要调查筛选的。


最基础的是酒店是否提供一条龙服务,是否有能够匹配会议的餐饮和住宿条件,是否有下午茶、饮用水、纸笔供参会嘉宾享用?其次是酒店员工是否可以提供贴心的服务,及时为企业和参会嘉宾解决困难,在开会、餐饮、住宿中都能够照顾得面面俱到?一条龙服务大部分酒店都可以做到,专业服务则是更多需要体验过后才能发现,所以酒店服务的差异性,在额外服务。


额外服务是指会议酒店在承办会议期间能够提供的,而其他酒店不能提供的服务。仍以易沃至尚酒店为例,除了“房+餐+会”一体化服务外,还凭借其强大的外部第三方资源,可以免费为参会企业提供个性化的技术签到服务,如二维码签到、人脸识别签到等等;还可以免费推荐“团建”活动资源,如即兴戏剧表演、企业“剧本杀”活动等。

要做到地点、酒店适配度、服务体验感的完美检验,仅仅通过和销售微信沟通是不够的。在初步筛选了意向酒店后,需要进行实地考察,多家对比后结合预算进行取舍,找到最适合自己企业组织的会议型酒店。


如何选择会议厅


会议厅的选择事关酒店与企业组织的适配度,前文已有提到会议场地“大小的选择”,这一部分深入聊聊“类型的选择”。所谓类型的选择,就是企业在选择会议厅时需要根据会议场景的变化而选择适合的厅室。


教室型会议厅是最常见的。这类会议厅像教室一样摆放着成排的桌椅,中间留有过道方便参会人员同行,而会议厅的正前方是舞台或讲台,配备LED屏或是投影,方便培训者上传课件。这种学院派的会议厅适合企业培训等需要听课,或者领导讲话的场景。


同时,教室型的会议厅较为灵活,企业和组织也可移动桌椅空出场地进行其他的活动。

鱼骨形会议厅的桌子像鱼骨架一样一次摆开,以5-10人为一桌,桌子周围摆放座椅,组与组之间都留有空隙。这类会议厅适合研讨会或者小组讨论会议,以小组为单位为一桌,进行会议讨论。


除了鱼骨式,小组讨论会议也经常将桌椅摆放成圆桌式,或是直接在分会场(小会议室)进行讨论,最后在大会议厅汇总报告。

U型会议厅和回形会议厅通常是小型中高层会议的首选。U型会议厅将桌子连接摆放成中空的长方形,其中会议厅前方一侧不摆放桌椅,让LED屏或投影内容能够被参会嘉宾清楚看见;回形会议厅则是一个四边均摆放桌椅,且中空的的回字形,通常不配备多媒体设施。


这两类会议厅除了这一硬件设备差别外,其他方面差别不大。两者均可容纳10-30人左右的会议人数,方便嘉宾间面对面交流,座位较多还可以设置多个话筒方便自由发言,整体环境优雅、安静私密。

剧院式会议厅和教室型类似,一般较为方正,但剧院式一个参会嘉宾一把座椅,不配备桌子,做到最大程度利用空间,多数酒店剧院式会议厅可以容纳200-500人左右;且多媒体设施较教室型会议厅更高档,以适应主办方个性化需求。


因此剧院式会议厅适合不用记笔记、对参会嘉宾互动性不高的会议活动,如发布会、高端峰会等。企业或组织一般会在剧院式会议厅内进行“团建”,如观看表演、进行颁奖典礼等。

圆桌式会议厅通常使用中式圆桌,以座椅围绕摆放,桌与桌之间留出过道方便通行,前方设有舞台方便参会嘉宾进行个性化的活动。圆桌式会议厅适用于一些需要中式宴请的场合,如年会、答谢会、招待会等等。


酒会式虽形同圆桌式,但桌子很小,一般不摆设椅子,且餐饮方面只供应酒水及点心,适合3-4人围站在桌边进行社交。这种会议厅适合用来辅助会务进行,通常是用来提供下午茶服务、或正式宴请前的等待。

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