会议会展服务公司接待工作流程

发布时间:2022年1月14日 作者:友好会议浏览量: 20

会前准备:

一、掌握会议情况。根据酒店销售部发送的“会议通知单”了解并掌握会议的有关情况。

(一)、会议主办单位及会议名称;

(二)、参加会议的人数和会议时间及台型;

(三)、会议主席台的人数、名单、身份等;

(四)、会议的茶水、矿泉水等要求;

(五)、会议室布置要求;

(六)、会议的服务要求等等。

二、会议室布置

(一)、做好会议室的清洁卫生工作;

(二)、按主办单位要求悬挂会标和横幅;

(三)、按主席台人数布置主席台;

(四)、按会议客人人数排好会议桌及座椅;

(五)、备好麦克风,由工程部调试好扩音设备;

(六)、调好会议室温度,应控制在22-24摄氏度。

三、准备用具并摆放

(一)、根据会议人数准备足量的热水瓶、茶杯、茶叶、烟灰缸等用具,并按规定整齐摆放,应确保茶具的卫生与完好无损。如会议需用矿泉水,则应准备相应的水杯;

(二)、会议材料及文具(纸、笔)等应按主班单位要求事先摆好;

(三)、如主席台需用名卡,则应按主办单位要求制作并摆放;

(四)、如会议需用水果,应按主办单位要求备好餐台及摆放。

四、检查



会议服务:

一、迎领服务

(一)、客人前来,服务员应站在电梯口或会议室门口迎接客人,礼貌问候;

(二)、及时带领客人进入会议室,请客人入座,以免大量客人拥堵会议室门口;

(三)、根据需要提供衣帽服务;

(四)、如有需要,应协助会议工作人员分发会议材料;

(五)、会议客人全部进入会议室后,应及时关上会议室的门,但应事先明确会议工作人员的所坐位置,以便能及时联络。

二、会中服务

(一)、客人入座后,会议室服务应由里到外依次为客人斟倒茶水;

(二)、适时续水。一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一次茶水;

(三)、会中休息时还应及时清理会议桌上的果皮等杂物,并撤换烟灰缸;

(四)、注意观察会议室温度及音响效果,如有不当,应及时报告上级或通知工程部及时调试。

三、会后服务

(一)、会议结束后应及时打开会议室的门,服务人员应热情送客、礼貌道别。如客人有衣帽寄存,应及时取递,协助穿戴;

(二)、向会议工作人员征求服务方面的意见和要求,以便改进工作。

(三)、服务员应将客人送出会议室门口,并带领至电梯口,按好电梯,示意客人进入电梯后道别。

会后整理:

一、会议客人全部离开后,关闭空调,打开会议室的门窗通风换气;

二、检查有无未熄灭的烟蒂及客人的物品,如有立即处理及上报;

三、将杯具、烟灰盅等物品分类整理,及时送至工作间进行清洗消毒;

四、检查设备、用具有无短缺或损毁,如有则应开具赔偿单请会议工作人员签名后交前台收银入账;

五、通知工程部关闭音响、投影仪等设施设备;

六、清理会议室垃圾,整理好会议室卫生,摆放好会议室桌椅;

七、关闭窗户和窗帘,关闭空调及灯光等电器设备开关,锁好会议室的门。

以上就是会议接待服务流程的内容,感谢您的耐心观看,欢迎下方留言。

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