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会议流程安排:手把手!会议筹办三阶段24步骤(会议服务公司)

发布时间:2022年1月27日 作者:友好会议浏览量: 172

会议活动的筹办涉及到会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段。

第一阶段:会前筹备阶段。大致要有16个重点步骤:

1.拟订会议方案。会议方案是组织安排会议的总纲,是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括:会议名称、时间、地点、规模、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫及职责分工等。制订会议方案要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则,增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后,要立即召集相关单位负责人召开协调会,对各项任务逐项分解落实。

2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式,也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表述准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括:会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由办公室负责起草,然后报主管领导审核同意。做好这项工作,关键在于落实会议审批制度与提高效率相结合,既要严格按程序逐级审核把关,又要迅速及时。

3.下发会议通知。要把握好两点:一是及时,使参会人员有充裕时间做好准备;二是准确,防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时,要注意语言的使用,避免出现“明天”“后天”等字眼,必要时说明“星期几”,防止产生歧义。

4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间,对与会人员逐一落实并做好登记,必要的进行电话督促,统计汇总后拉出参会人员、请假人员名单,并及时向有关领导报告。

5.协调出席领导。根据会议性质和要求拟写领导出席安排,报请主管领导同意后,逐一进行电话通知。内容包括:会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送,确保及时送到相关领导手中。

6.预订会议室。会议时间确定后,要立即与会议场所联系沟通,协调预订会议室,并安排做好先期准备工作。

7.编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息,但会议的有关安排、要求,需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知,须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括: 日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。

8.制作会议证件。全市大型会议(现场会、纪委全会等)需要制作会议证件,包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题,从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。

9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位,是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。

10.制作会标。会标体现会议的主题,会标制作一定要准确无误,并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。

11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置,并严格落实“三检查”:布置会场时检查;会前半小时检查;会前十分钟检查。某些法定会议播放《国歌》《国际歌》,要提前进行演练并做好备份,确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏,如有损坏,提前进行更换,有投影演示时需及时调节灯光。

12.编制座区图,摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单,合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签认真核对,防止遗漏、重复,防止出现错别字。

13.组织调度会议用车。地点偏远或有统一乘车安排时,一般要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度,车辆较多时要编排乘车分组,并对车辆进行编号。

14.安排新闻报道。需要新闻报道的会议,协调宣传等部门提前通知有关新闻单位。

15.安排会场警卫和交通疏导。大型的会议,要通知信访部门,协调公安机关和交警部门做好会场警卫及交通疏导工作,防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议,由于到会车辆较多,要安排交警到会场附近进行交导。

16.其它保障。会前与供电部门、电信公司等沟通联系,安排保电、保网络任务,同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班,以便应对突发情况。

第二阶段:会中服务阶段。大致有6个重点步骤:

17.组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过程,是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排,掌握会议动态,同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

18.分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取,也可以在会场签到处一并发放,或是提前放置到与会人员桌上。要做到“三不”:即不错一字;不漏一份;不掉一人。对摆放在主席台上的材料,要从头到尾检查顺序和页码,确保不出差错。

19.与音响师对接。准备一套会议材料,包括会议的主持词交音响师,以方便其把握议程安排与音响的调配。

20.会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班,及时沟通情况,确保联系畅通。值班人员要时时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比,掌握会议进程。

21.会场服务。提醒工作人员定时供应茶水,巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况,发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时,要采取灵活的方式处理,最大限度地减少对会议的影响。

22.维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时,在会议室门口安排专人值班,防止无关人员进入会场,禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为,予以提醒和制止,要注意做到言辞温和有礼,态度严肃认真,行动不愠不火。会议开始后安排专人到会场清点人数,对迟到、缺席者进行登记。

第三阶段:会后总结阶段。大致有2个重点步骤:

23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来,按顺序装订成册,以备查考。有些会议还要做好录音、录像资料的收集整理。根据保密原则,对需回收的会议材料要逐份清查回收。

24.及时梳理总结。分析总结会务工作中的经验和教训,找出规律性的东西,以指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见,虚心采纳、整改提高。有的会议还有需要贯彻落实的意见,及时汇总综合,形成工作情况通报。

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