会议接待流程(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年3月29日 作者:友好会议浏览量: 100

会议接待流程

会议接待是指会议筹办方与主办方商谈,签订会议接待标准合同,对约定的事项提供全程的服务活动。下面是YJBYS小编整理的会议接待流程相关内容,希望对你有帮助!

★准备工作

1接到会议(会展)意向后,合理报价立即回复,并提出我方的合理化建议。

2可为客户进行会议(会展)的设计与策划服务。

3根据要求预定酒店,会议(会展)场地、车辆等。

4准备会务用品:代表证、会徽、纪念品。

5提供公关礼仪、文秘、翻译服务,代租会务所需设备。

★会议接待

1会议(会展)场所的布置:欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。

2按客户需要安排接送与会宾客,协助会务组办理宾客签到等工作。

3会议用餐及宴会安排。

4会后旅游、娱乐考察等活动。

5提供返程飞机票、火车票。

一般而言,作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览,大多经过以下几个环节:

1、策划作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。

2、咨询在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的`菜谱、会展交通流程、接待流程等。

3、考察如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务。

4、确定这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议。

5、执行严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。

6、结算双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算。





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