会议服务内容及要求(成都会议服务公司)

发布时间:2022年4月3日 作者:友好会议浏览量: 154

1.具体内容:负责区委、区政府及会议中心等会议室(不包含部门会议室)的布置、茶水服务,会议灯光、音响、视频等设备的日常使用,及其他会议服务。

2.具体要求:

中标人配置经专业培训的会服人员,负责座椅摆放、茶水供应、会场布置、会前准备(包括灯光、视频、音响、话筒及相关设备的调试)、会议接待、会中服务、会场清洁等会议全过程服务,提供礼仪接待服务,着装整洁、统一规范、精神饱满、举止得体。

会前准备

(1)根据会议通知合理安排会议服务人员和音控人员,确保每次会议有人服务。

(2)对候会室(含会见厅)、会议室进行检查,包括会议桌、座椅、沙发、灯光、空调、门窗、开关、地面、室内植物、茶具等,看是否符合会议要求,并将检查内容做好记录。

(3)原则上提前2小时做好会场布置工作。按要求布置主席台、发言席、签到席、茶水台和会议席等;做好候会室和会场卫生,整理打扫桌面、抽屉、座椅、地面、门窗等,做到干净整洁;检查卫生间卫生,及时补足洗手液、卷纸、擦手纸、檀香等;按要求准备桌牌、茶杯、茶叶、矿泉水、干湿纸巾、纸、笔等,做到物品摆放整齐有序;按会议音控要求布置话筒,准备电子会标、背景音乐、会议音乐,并对话筒音量、LED、投影设备、灯光进行调试;准备工作结束后,请会议方对会场布置情况进行确认。若会议方自行布置会场,服务人员必须在场,主动协助,共同做好会场布置工作。会场布置好后,开窗、关门。

(4)会议服务人员应提前1小时进入会场,开门、开灯、开窗,检查会场整体效果,对会场人数、台型及要求进行最后确认,也可根据会议方要求现场改动。会议方现场布置提出合理改动要求时,服务人员要积极主动配合。同时对音箱、话筒的效果进行检查,并检查电子钟的时间精准情况;提前半小时播放背景音乐。

(5)会议服务人员会前半小时内冲茶,会前20分钟将茶叶放入杯中,会前10分钟给瓷杯加满水(8分满),并把杯子手柄调整到45度角,提前5分钟上热毛巾或湿纸巾。并根据会议需要做好参会人员的引领工作,待会议开始后在确保有1人候场的前提下其他人才能离开会场。

(6)如果需要开空调(原则上按冬天室外温度15℃以下,夏天室外温度28℃以上掌握),必须提前1小时进入会场,将空调内外机全部打开并关闭窗户。冬季空调温度设置为20℃,夏季空调温度设置为26℃,若有特殊要求,则按要求办理。

(7)如果要用候会室,会议服务人员应提前20分钟到候会室门前,以亲切的微笑、饱满的姿态站立迎候,并说“您好”或“早上(上午、下午、晚上)好”等文明用语,待领导在候会室入座后,及时送上茶水。若领导有其他要求,及时处理并做好相应的服务工作。领导离开候会室并进入会场后,立即对候会室进行整理和保洁。

(8)领导进入会场时,会场内的服务人员要注意观察,根据领导需要及时更换茶水、茶杯等。

会中服务

(1)会议服务人员进入会场要做到三轻:走路轻、动作轻、说话轻;及时做好茶水服务,会议期间每15-20分钟添加1次茶水,感受室内温度是否舒适,话筒、灯光、音响是否正常,发现问题及时报告处理,特殊情况按客人要求提供服务。

(2)续水要求:服务人员手拿水壶,侧身在前,进入两张座椅间,腰略弯曲,用小指和无名指夹起杯盖,然后用大拇指、食指、中指拿起杯把,将茶杯端起,转到客人身后续水,盖上杯盖后将茶杯放回原位置。茶水量一般控制在八分为宜。如桌面有洒落的水,应立即用纸巾擦干。服务中,动作要轻盈,不要挡住参会者的视线。注意续水时不能用护手霜。注意续水顺序,必须先给1号、2号领导续水,从中间到两边,再从前排到后排。

(3)会中要留1名服务人员在会场门口跟会,观察会议情况,提供话筒传递服务等。

(4)音控人员要时刻注意观察和监听音箱设备运行情况,并根据会议要求播放视频、PPT,调节灯光等。

(5)会中若有领导交办事项,一定要及时办理并迅速将办理情况反馈给交办领导。

(6)会中若有休息,要尽快整理会场(如:台椅、桌面等),添补和更换各种用品(如:瓷杯、茶叶、矿泉水、纸等)。

会后服务

(1)检查候会室、会议室是否有客人遗失的物品,如有遗失应立即送还客人,如未能及时送还,送交局机关办公室妥善管理;检查会议室及相关的物品是否有损失或损坏,如有缺失或损坏及时报告局机关办公室,做好记录并协助及时处理;清理租借、调用的物品,检查有无缺失或损坏,清洁后及时归还原处,并做好相应记录;清场保洁:做好可重复使用的会议用品的回收工作;清洁桌椅、地面等,将桌牌、桌椅等归位,确保候会室和会场随时可用。会议后关闭包括音响、空调、灯光、门窗等设备。

(2)严格做好保密工作,不询问、不议论、不外传会议内容和领导讲话内容;及时提醒会议方收回会议物资及资料,并对会议服务情况进行确认和评价;每次会议做好会服记录,包括领导的特殊要求、发现的问题及收集的意见建议等。

4、其他要求




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