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会议管理:组织筹备、会中服务、主持会议(昆明会议服务公司)

发布时间:2022年3月9日 作者:友好会议浏览量: 166

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01 组织筹备

02 会中服务

03 主持会议

1 组织筹备

会议的组织筹备是会议管理的第一步,是开好会议的基本保证。会议的组织筹备主要包括:拟定会议名称、明确会议时间、选择开会地点、确定参会人员、安排议事日程、做好会场布置、发放会议通知、与会人员报名和报道等。

1.拟定会议名称

任何会议的名称均应与会议的内容相符,并确保妥帖恰当。通常情况下,综合部可通过以下三种方式拟定会议名称,如下。

第1种方式

使用“通称”确定会议名称。如:“例会”、“年会”等

第2种方式

用组织名称代替会议名称,如“董事会第××次会议”、“财务部工作总结会议”等

第3种方式

根据会议内容确定会议名称,如“新员工入职工作座谈会”、“××项目启动会”等

2.明确参会人员

合理的选择参会人员,不仅有利于节省企业的人力资源,提高会议效率,还能够降低企业的经济负担,因此,在会议管理过程中,必须慎重选择参会人员。综合部在选择参会人员时,必须考虑以下因素,如下。

选择参会人员应考虑的因素

考虑因素

相关说明

与会议主题的相关度

◆ 参会人员是否对会议所要实现的目标有直接或间接的责任

◆ 参会人员是否与会后的行动直接相关

◆ 参会人员是否多余或可有可无

参会人员个人素质

◆ 参会人员在中心议题方面是否具备专门的知识与经验

◆ 参会人员是否有能力或有权利达成一项决议

◆ 参会人员是否会对他人造成心理压力,进而影响他人的发言质量或真实性

◆ 参会人员是否能够全身心投入会议

◆ 参会人员是否会妨碍会议的总体成效

参会人数限制

通常情况下,参会人数越多,参会人员的参与意识越弱,会议的质量也越容易受到影响,因此,一般的企业会议都会设定一定参会人数限制。当需要参加会议的人数很多时,应设法分组讨论或设立分会场

3.明确会议时间

综合部在确定会议的召开时间时,应本着“宜短不宜长”的原则,根据会议的内容、参会人员特点等因素综合确定。选择会议时间应注意下问题。

① 考虑参会人员中关键人物的最佳时间,确保关键人物可以准时参加会议,并能够集中精力开好会议。

② 避免影响企业正常经营活动和运行秩序,防范因会议影响企业的效益或效率。

③ 把握好开会时机,优先召开时效性强、酝酿成熟的会议;时效性差,或需要酝酿较长时间的会议,可以拖后召开。

4.选择开会地点

会议地点选择的恰当与否,会在很大程度上影响会议质量。因此,为有效实现会议目标,综合部在开会地点的选择上应考虑以下条件,如下。

选择开会地点应考虑的因素

考虑因素

相关说明

参会人数

参加会议的人数要与会场的容量相适宜。如果会场空间过大,会场内部就会冷冷清清,会议气势会受到影响;如果会场空间过小,则会让参会者产生拥挤沉闷感,会议的效果容易受到影响

便利程度

◆ 会址距离远近适中,便于参会人员能够按时到会

◆ 有外埠人员参加的会议,除距离远近外,还应考虑参会人员的食宿是否方便

会场环境

会场应安静,通风和照明设施良好,室内温度适中,确保参会人员能够时刻保持清醒的头脑,能够集中精力参会

5.安排议事日程

会议的议事日程是指会议期间,各项议事和活动的程序。具体包括:会议内容、讨论事项、会议参加人员、会议各事项的时间安排等。

(1)拟定议事日程应考虑的要点

综合部在安排议事日程时必须考虑以下要点,详情如下。

  1. 重要的、紧急的事项,应优先列在整个议事日程的前项

  2. 议事日程安排不必太复杂,安排内容不必过多

  3. 如果会议很重要或议事日程复杂,则应给出会议参加者建议

  4. 与议事日程有关的会议资料也应提前发放,以减少会议时间

  5. 会议持续2小时以上的,应考虑在会议期间安排休息

  6. 议事日程应在会议前几天交给参会人员,以便其做好准备

(2)议事日程范例

以下提供了××公司××会议议程安排表,供读者学习和参考。

××会议议程安排

会议时间:   日9:30~17:00

会议地点:××公司三楼会议室

会议人员:总公司高层管理人员、分公司经理级以上人员。

会议日程安排:

时间

会议内容

9:30~10:00

会议签到

10:00~12:00

◆ 总公司领导讲话(总结过去一年中总公司的经营、策划、经济、效益、人员变动等方面的工作)

◆ 宣布总公司今年的工作方案、规章制度、员工安排、工资待遇等

◆ 下达对下属分公司上缴利润方案及有关管理条例

12:00~14:00

午餐、休息时间

14:00~17:00

◆ 听取分公司经理的工作汇报

◆ 集体讨论如何做好本公司各项产品品牌,发挥各自分公司的地理优势,把业务做大、做强

◆ 听取分公司经理对总公司提出的合理要求和建议

◆ 表彰先进分公司

◆ 总公司领导总结

◆ 宣布散会

20 年 月 日

××公司综合部

6.做好会场布置

会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排、会议用品设备的调配等工作。综合部在进行会场布置时,应严格按照以下要求进行操作。

会场布置相关工作要求

会场布置工作

相关要求

会场空间安排

以方便参会人员进出为前提,并使整个会场格局紧凑和谐

会议座位安排

根据会议目的,选择恰当的座位排列方式(包括:单项传递信息会议的座位排列方式、多项讨论问题会议的座位排列方式、双向沟通交流的会议的座位排列方式)

会议用品设备调配

会议用品设备调配工作要做好登记,以便于查找、便于管理、以防丢失

7.发放会议通知

会议决定召开,就应及早发放会议通知。除部门内部日常工作会议外,对于大中型会议均应发放书面通知,避免因口头通知或书面通知造成差错。

(1)会议通知的撰写要素

完整的会议通知应具备:会议名称,会议内容或议程,会议召开的时间、地点、参加人员、报道时间等要素。会议参加人员应携带的文件资料及其他特殊要求(如回执要求)也应被写入。

(2)会议通知的撰写要求

会议通知一般采取书面形式,分标题和正文两部分。具体的撰写要求如下。

要求1

文字表达清楚、明白,无歧义产生;内容要全面、周到,无遗漏项目

要求2

对于参加会议的人员范围、职务等信息要写明白,切忌含糊不清

要求3

根据需要,可在正式通知之前先发预备通知,以确保参会人员(尤其是重要岗位工人员)提前安排好工作

要求4

通知的正文下方要注明联系电话、联系人姓名,有些通知需加盖公章,并提醒参会人员协调需要的材料

要求5

会议通知的信封应注明“会议通知”,并标注通知送到日期,以避免误事

要求6

会议通知发出后,应跟踪参会人员(尤其是会议的关键人员)是否收到,能够能够正常出席

8.会前审核

在召开会议前,综合部相关工作人员应审核会签筹备工作状况,以免出现纰漏。下面提供了一份会前审核常用的表单,供读者参考

会前审核单






审核项目

审核

审核项目

审核

会议主题


参会人员确定情况


会议时间确定情况


会议地点确定情况


会议通知发放情况


设备设施准备情况


2 会中服务

会中服务项目包括:会议签到、引导座位、分发会议文件、维持会场秩序等。会中服务的好坏将直接影响到会议的效率。

1.会议签到

为了能够及时、准确的统计到会人数,做好会议安排,综合部应在召开会议前,做好会议签到工作。会议签到的方式主要包含如下所示的5种。

簿式签到

◆ 会议工作人员预先准备好签到簿(签到簿上的内容包含:姓名、所在部门、职务等),参会人员按要求逐项填写,表示到会

◆ 优点:利于保存、便于查找

◆ 缺点:对于参会人数较多的大中型会议不适合

工作人员代为签到

◆ 会议工作人员预先制定好参加会议人员的花名册,参会人员到场后,由工作人员在花名册后画上记号,表示到会;缺席或请假人员要用其他的记号表示;如用“√”表示到会,用“×”表示缺席,用“○”表示请假

◆ 优点:操作简单

◆ 缺点:需要工作人员了解参会人员,仅适用于小型会议

证卡签到

◆ 会议工作人员先将印好的证卡(证卡上一般印有:会议名称、日期、座次号、编号等)发给参会人员,参会人员进入会场时将证卡交给工作人员,表示到会

◆ 优点:操作便利,多适用于大中型会议

◆ 缺点:存在较高的成本费用,且不利于保存查找

座次表签到

◆ 会议工作人员按照会议模型,事先制定好座次表,并在座位上按要求添上参会人员姓名和座位编号,参会人员到会时在座位表上消号,表示出席

◆ 优点:能够起到引导的效果

◆ 缺点:很多人集中到会时,容易引起混乱

2.引导座位

召开小型会议时,参会人员一般都有自己的习惯座位。但召开大中型会议时,为方便参会人员尽快入座,维护会场秩序,一般需要引导座位。为减轻工作人员的负担,可通过在会场上设立标记,在签到证卡上注明座次号等方式,引导参会人员找到自己的座次。

3.分发会议文件

会议相关文件资料,一般在会前发放到参会人员手中。分发会议相关文件资料的方式主要有以下3种。

① 工作人员站在会场入口处,在参会人员进入会场时发放给参会人员。

② 在开会之前,按要求在每位参会者的座位上摆放一份文件资料。

③ 在开会过程中,由综合部管理者指派几名工作人员,每人负责规定区域文件资料的分发和收退。

4.维持会场秩序

在会议召开期间,综合部应组织做好会场秩序维护工作。如:制止与会议无关的人员进入会场、制止和调解会议过程中纠纷,保证会议安全等。

5.其他服务工作

为保证会议顺利进行,综合部相关工作人员还应根据会议需要,认真做好会议的其他服务工作。具体的服务内容主要包括以下6项,如下。

生活服务

妥善安排好参会人员的饮用水、住宿、就餐等事项

交通服务

根据会议需要,做好车辆调度、租车管理、以及驾驶员管理等工作

通信服务

保证会议所用电话、网络、数据通信电路等畅通无阻

卫生服务

专人负责卫生清洁工作,确保会场环境清洁、舒适

摄影留念服务

根据会议性质,确定摄影范围和参加范围,并妥善保管摄影资料

文体活动服务

可根据会议性质,适当安排一些文体活动,以调节会议气氛

3 主持会议

企业每个会议的成功召开,都需要主持人指导进行。对于会议的主持人员而言,每次会议最重要的任务就是确休会议顺利进行,成功结束。

1.安排发言

在召开会议之前,未明确发言人员和发言题目的,会议主持人在说明会议的目的、议程后,需根据会议进展情况,安排相关参会人员发言。在安排发言过程中应注意下以下问题。

① 在安排发言过程中,应注意地区、部门之间的平衡,以确保参会人员能够更快捷、更准确的了解全面情况。

② 安排符合会议精神的主题,但也要避免发言内容的过分重复。

③ 多议题会议的安排次序应科学合理,需要大家开动脑筋,几种献计献策的议题通常放在会议前半部分时间进行。

④ 同一个时间内只有一个人发言,禁止有些人交头接耳,以保持与会者的注意力。

⑤ 主持人在会议期间应避免同其他参会人员发生争论,不能在决议之前发表倾向任何一方的意见,不能强迫他人接受自己的意见。

⑥ 对开小差那种中途遛班的或者一直沉默的参会人员,主持人可以用提问法让他参与讨论,提示其发言。

2.处理僵局

会议召开过程中如发生僵局,需要主持人保持镇静,并及时采取各种方法和措施打破僵局,确保会议的顺利召开。图4-6提供了部分僵局的处理办法,供读者参考。

参会人员陷入缄默处理办法

⊕ 明确参会人员想法

⊕ 询问参会人员是否不清楚观点或问题

⊕ 确保个人的行为举止不会引起问题

⊕ 分成小组,以鼓励更多的参与

参会人员不能正视问题的处理办法

⊕ 要求发言人明确界定问题

⊕ 了解该问题存在多长时间了,谁涉及了该问题,后果是什么

⊕ 强调不会惩罚出头者并遵守诺言

参会人员之间冲突的处理办法

把该观点写在白标上让参会人员知道您已理解了他们的想法;当还有人重复时,指着白板说该问题我们已了解,是否还有补充?

参会人员不断重复个人观点的处理办法

⊕ 对争吵予以制止

⊕ 让人员知道有激情是可以的,但不能控制自己情绪的人应在会外解决问题

⊕ 重申已达成一致的行为规则

3.结束会议

当会议所有目标完成、会议时间用完、会议无法取得进展时,主持人可宣布结束会议。在会议结束时,主持人应完成以下工作。

① 简要总结本次会议所有已完成的事项、要点或决定。

② 明确下一步的计划,强调行动方案。

③ 强调每个人观点和想法的重要性。

④ 对参会人员和会议组织管理部门表示感谢。

⑤ 协助完成会议评估工作。

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